Jakie są zasady delegowania do pracy kierowców w transporcie?

Ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku stanowi wdrożenie unijnych przepisów regulujących warunki prowadzenia działalności w branży transportu drogowego. Z naszego dzisiejszego artykułu dowiesz się, w jaki sposób rozwiązania te wpływają na obowiązki przewoźników, wynagrodzenie kierowców oraz jakie są zasady zgłaszania delegowania w IMI.

Pakiet Mobilności – zmiany dotyczące delegacji zagranicznych kierowców

Od 2022 roku obowiązują przepisy tzw. Pakietu Mobilności, który uregulował kwestie delegacji zagranicznych kierowców. Zgodnie z nowymi przepisami kierowca wykonujący zadania służbowe podczas zagranicznego wyjazdu podlega zasadom oddelegowania. Regulacjami o delegowaniu kierowców do Niemiec czy innych krajów UE objęte zostały przewozy cross-trade oraz kabotaż, od pierwszego dnia pracy. Istotną konsekwencją tych zmian jest zmiana wypłaty diet i ryczałtów dla kierowców realizujących obowiązki w transporcie międzynarodowym na wynagrodzenie zgodne z obowiązującymi stawkami w kraju, w którym wykonują usługę. Wynagrodzenie to różni się w poszczególnych państwach Unii Europejskiej. Co ważne – przepisy określające te nie obowiązują w przypadku przewozów (bilateralncyh) dwustronnych i tranzytu.

Celem zmian legislacyjnych jest ułatwienie poprawy warunków pracy oraz większego ujednolicenia zasad prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwa transportowe z różnych krajów Unii Europejskiej. Zmiany dotyczą różnych aspektów delegacji kierowcy międzynarodowego, w tym sposobu obliczania podstawy składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego dla kierowców pracujących na trasach międzynarodowych. Pracodawca jest zobligowany do zapewnienia kierowcy wynagrodzenia co najmniej na poziomie obowiązującym w państwie przyjmującym. Stawka wynagrodzenia jest weryfikowana przez organy kontroli poszczególnych państw członkowskich.

Delegowanie kierowcy w transporcie międzynarodowym – wymogi administracyjne

Dyrektywa definiuje kierowcę delegowanego z terytorium Polski jako pracownika z państwa członkowskiego, do którego jest kierowany tymczasowo przez przewoźnika drogowego z naszego kraju. Przepisy nie precyzują zasad delegowania kierowców z Polski, ponieważ te kwestie są regulowane przez przepisy krajowe poszczególnych państw członkowskich, które wdrożyły Pakiet Mobilności w transporcie drogowym. Jednakże nakłada się obowiązek na przewoźnika delegującego kierowcę, aby poinformował go o jego prawach i obowiązkach wynikających z oddelegowania, zgodnie z przepisami kraju, do którego jest kierowany. Regulacje wprowadziły istotne zmiany w obliczaniu podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i podatku dochodowego dla kierowców. W skrócie, poniosą oni niższe obciążenia podatkowe i składkowe.

Międzynarodowy przewóz drogowy rozpoczyna się w miejscu załadunku, a kończy z chwilą rozładowania pojazdu. Nie jest on dzielony na odcinki podróży krajowej i zagranicznej, jak w przypadku pracowników innych niż kierowcy. W transporcie lądowym czas podróży zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę, do chwili jej ponownego przekroczenia w drodze powrotnej do kraju.

Wymogi administracyjne dotyczące delegowania kierowcy w transporcie międzynarodowym obejmują:

• zgłoszenie przez przewoźnika oddelegowania kierowcy właściwym organom państwa, do którego jest delegowany,
• zapewnienie kierowcy wymaganych dokumentów potwierdzających wykonywane przewozy,
• przesłanie przez przewoźnika na żądanie właściwych organów państwa, do którego kierowca jest delegowany, wyżej wymienionych dokumentów oraz jego umowy o pracę i dokumentacji związanej z wynagrodzeniem.

Zgłoszenie w IMI

Przewoźnik mający siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej zobligowany jest do zgłoszenia delegowania kierowcy do właściwych organów krajowych państwa, do którego pracownik jest delegowany. Zgłoszenie to należy złożyć najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania – dla każdego kierowcy i dla każdego państwa członkowskiego, stanowiącego miejsce oddelegowania. Służy do tego wielojęzyczny standardowy formularz dostępny w publicznym interfejsie połączonym z tzw. systemem IMI. Wymagane jest podanie następujących informacji:

• numeru licencji wspólnotowej,
• daty obowiązywania umowy o pracę kierowcy lub równoważnego dokumentu,
• przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania,
• informacji na temat świadczonej usługi transportowej.

Zwolnienie z obowiązku takiego zgłoszenia dotyczy kierowców realizujących:

• przewozy dwustronne pomiędzy państwami UE oraz między państwami UE a państwami spoza Unii,
• przewozy bilateralne z jedną operacją doładunku lub rozładunku albo dwoma operacjami doładunku lub rozładunku w drodze powrotnej,
• przewozy tranzytowe.

Delegacja kierowcy międzynarodowego w zgodzie z przepisami

Wdrożenie przepisów Pakietu Mobilności oraz polskiej ustawy o delegowaniu kierowców stawia przed przewoźnikami drogowymi zupełnie nowe wyzwania organizacyjne i rozliczeniowe. Aby uniknąć dotkliwych kar finansowych nakładanych przez zagraniczne służby kontrolne, warto zadbać o poprawne zgłaszanie każdej delegacji kierowcy międzynarodowego w systemie IMI przed rozpoczęciem trasy oraz dokładną ewidencję czasu pracy na podstawie zapisów z tachografów. Automatyzacja tych procesów i stała weryfikacja dynamicznie zmieniających się stawek wynagrodzeń w poszczególnych krajach Unii Europejskiej pozwalają firmom transportowym utrzymać rentowność i pełną zgodność z obowiązującym prawem.

FAQ – często zadawane pytania

1. Czy kierowca wykonujący wyłącznie przewóz bilateralny (dwustronny) musi być zgłoszony w systemie IMI?

Nie. Przewozy bilateralne (np. transport ładunku z Polski do Niemiec i powrót na pusto lub z ładunkiem do Polski) są zwolnione z obowiązku zgłaszania delegowania w systemie IMI oraz z konieczności wypłacania zagranicznej płacy minimalnej. Zwolnienie to dotyczy również przewozów tranzytowych.

2. Kiedy najpóźniej przewoźnik ma obowiązek złożyć zgłoszenie delegowania w systemie IMI?

Zgłoszenie delegowania kierowcy musi zostać złożone w interfejsie publicznym IMI najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania, czyli przed wjechaniem pojazdu na terytorium państwa członkowskiego, w którym realizowany będzie przewóz objęty delegowaniem (cross-trade lub kabotaż).

3. Jakie dokumenty kierowca wykonujący przewóz objęty delegowaniem musi posiadać w pojeździe na wypadek kontroli?

Podczas kontroli drogowej kierowca międzynarodowy powinien posiadać i okazać (w formie papierowej lub elektronicznej) kopię zgłoszenia delegowania złożonego w systemie IMI, dowody potwierdzające wykonywanie operacji transportowych (np. listy przewozowe CMR), zapisy z tachografu (w tym wpisy symboli państw po przekroczeniu granic).