Kontrola inspekcji pracy w kraju, do którego delegowani są pracownicy, zwykle zaczyna się od jednego pytania: czy firma ma komplet dokumentów. Braki, błędne daty, rozbieżności między umową a listą płac albo brak wymaganego tłumaczenia mogą skutkować karą, nawet jeśli samo delegowanie przebiegało zgodnie z przepisami. We Francji grzywna za naruszenia związane z delegowaniem może wynieść do 4000 euro za każdego pracownika, a przy ponownym naruszeniu w ciągu dwóch lat nawet do 8000 euro.
Audyt dokumentacji delegowania pracowników pozwala wykryć te problemy zanim zrobi to inspektor. W Impol sprawdzamy dokumentację Twojej firmy pod kątem wymogów kraju docelowego, wskazujemy braki i błędy oraz przygotowujemy plan ich uzupełnienia. Audyt wykonuje zespół, który na co dzień reprezentuje firmy delegujące pracowników i uczestniczy w kontrolach.
Dla kogo jest audyt dokumentacji delegowania
Audyt sprawdzi się w każdej firmie, która wysyła pracowników za granicę w celu świadczenia usług. Najczęściej korzystają z niego:
- firmy budowlane i montażowe realizujące kontrakty we Francji, w Niemczech, Belgii, Holandii i innych krajach UE
- przedsiębiorstwa przemysłowe i inżynieryjne wysyłające ekipy do instalacji, serwisu i uruchamiania maszyn
- firmy, które delegują pracowników od dłuższego czasu i nigdy nie sprawdzały kompletności dokumentacji
- przedsiębiorstwa, które zmieniły dostawcę obsługi delegowań lub biuro rachunkowe i chcą sprawdzić, czy dokumenty są spójne
- firmy, które otrzymały wezwanie do przedstawienia dokumentów lub przygotowują się do zapowiedzianej kontroli
- spółki planujące rozszerzenie działalności na nowe kraje i chcące wcześniej sprawdzić, czy ich wzory dokumentów spełniają lokalne wymogi
Co sprawdzamy w ramach audytu
Zakres przeglądu dopasowujemy do kraju delegowania i branży. W typowym audycie analizujemy następujące obszary:
Zgłoszenia oddelegowania
Sprawdzamy, czy zgłoszenia zostały złożone we właściwym systemie i w odpowiednim terminie, czyli przed rozpoczęciem pracy przez pracownika. Weryfikujemy poprawność danych w zgłoszeniach SIPSI i IMI, zgodność dat i miejsca wykonywania usługi oraz to, czy w przypadku zmian, takich jak przedłużenie delegowania, zgłoszenie zostało zaktualizowane.
Zaświadczenia A1
Przeglądamy zaświadczenia A1 pod kątem ważności, zakresu dat oraz zgodności z faktycznym okresem pracy za granicą. Wskazujemy przypadki, w których A1 wygasa lub nie obejmuje całego okresu delegowania.
Reprezentant na terenie kraju delegowania
Sprawdzamy, czy reprezentant został prawidłowo wyznaczony, czy dokument powołania jest aktualny i czy jego zakres odpowiada wymogom przepisów danego kraju.
Umowy o pracę i aneksy
Analizujemy umowy oraz dwujęzyczne aneksy dotyczące warunków pracy za granicą. Weryfikujemy, czy zawierają informacje o wynagrodzeniu obowiązującym w kraju przyjmującym, dodatkach i zwrocie kosztów delegowania.
Wynagrodzenia i listy płac
Porównujemy faktyczne wynagrodzenia z minimalnymi stawkami obowiązującymi w kraju delegowania, w tym ze stawkami wynikającymi z układów zbiorowych branży. Sprawdzamy, czy listy płac są spójne z umowami i ewidencją czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy
Oceniamy sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, zgodność z limitami godzin i odpoczynków obowiązującymi w kraju przyjmującym oraz możliwość szybkiego okazania dokumentów podczas kontroli.
Układy zbiorowe pracy
Ustalamy, czy w Twojej branży i w kraju docelowym obowiązuje układ zbiorowy, który wpływa na stawki, dodatki lub dodatkowe obowiązki pracodawcy, oraz czy firma go stosuje.
Karta BTP i dokumenty branżowe
W firmach budowlanych weryfikujemy, czy wszyscy pracownicy objęci obowiązkiem posiadają kartę BTP oraz czy dokumentacja wymagana na placu budowy jest kompletna.
Tłumaczenia dokumentów
Wskazujemy dokumenty, które w danym kraju muszą być przedstawione w języku urzędowym, oraz sprawdzamy, czy tłumaczenia są kompletne i aktualne.
Gotowość do kontroli
Oceniamy, czy pracownik na miejscu pracy ma przy sobie wymagane dokumenty, czy osoba kierująca ekipą wie, jak postępować podczas kontroli i czy firma jest w stanie przekazać brakujące materiały w terminie wyznaczonym przez organ kontrolny.
Jak wygląda audyt krok po kroku
Najpierw ustalamy z Tobą zakres: kraje delegowania, liczbę pracowników, okres obejmowany przeglądem i rodzaj świadczonych usług. Następnie otrzymujemy od Ciebie dokumenty, a my analizujemy je pod kątem wymogów właściwych dla kraju docelowego. Po zakończeniu przeglądu przekazujemy raport z wykazem stwierdzonych braków i nieprawidłowości, uporządkowanym według ryzyka. Do każdego punktu dołączamy rekomendację, co należy poprawić i w jakiej kolejności. Na życzenie omawiamy wyniki podczas konsultacji i pomagamy wdrożyć poprawki, od uzupełnienia zgłoszeń po przygotowanie poprawnych wzorów dokumentów.
Co zyskujesz dzięki audytowi
Audyt daje Ci jasny obraz tego, w jakim stopniu Twoja dokumentacja spełnia wymogi, oraz konkretną listę działań naprawczych. Zmniejsza ryzyko kar nakładanych podczas kontroli, ogranicza ryzyko wstrzymania prac na budowie oraz pozwala uporządkować procesy tak, aby kolejne delegowania przebiegały sprawniej. Dla firm, które delegują regularnie, audyt jest też dobrym punktem wyjścia do wprowadzenia stałych procedur kompletowania dokumentów.
Dlaczego warto powierzyć audyt Impol
Reprezentujemy polskie i zagraniczne firmy delegujące pracowników od ponad dekady, a z branżą budowlaną jesteśmy związani od 1991 roku. Na co dzień zajmujemy się zgłoszeniami SIPSI i IMI, kartą BTP, reprezentacją firm we Francji i wsparciem podczas kontroli. Dzięki temu oceniamy dokumentację z perspektywy inspektora, a nie tylko z perspektywy przepisów. Wiemy, o co pytają kontrolerzy, które braki najczęściej kończą się karą i jak je szybko usunąć.
Zamów audyt dokumentacji delegowania
Jeśli nie masz pewności, czy dokumentacja Twojej firmy spełnia wymogi kraju, do którego delegujesz pracowników, skontaktuj się z nami. Opisz krótko swoją sytuację, a my wskażemy, jaki zakres audytu będzie odpowiedni. Jeśli potrzebujesz najpierw wyjaśnić konkretne wątpliwości dotyczące wymogów w wybranym kraju, możesz skorzystać z naszej konsultacji.
Najczęściej zadawane pytania o audyt dokumentacji delegowania
Czym jest audyt dokumentacji delegowania pracowników?
To przegląd dokumentów firmy związanych z delegowaniem, w tym zgłoszeń, zaświadczeń A1, umów, list płac i ewidencji czasu pracy, pod kątem wymogów kraju, do którego delegowani są pracownicy. Jego celem jest wykrycie braków i błędów przed kontrolą.
Kiedy warto zrobić audyt dokumentacji delegowania?
Najlepiej przed rozpoczęciem delegowania do nowego kraju, po zmianie dostawcy obsługi administracyjnej, przy dłuższych projektach oraz po otrzymaniu wezwania do przedstawienia dokumentów. Warto go też przeprowadzać okresowo w firmach, które delegują pracowników regularnie.
Jakie dokumenty są sprawdzane podczas audytu?
Zgłoszenia delegowania, zaświadczenia A1, dokument powołania reprezentanta, umowy i aneksy, listy płac, ewidencja czasu pracy, karty BTP w branży budowlanej oraz tłumaczenia wymaganych dokumentów.
Jakie kary grożą za braki w dokumentacji delegowania?
Wysokość kar zależy od kraju. We Francji grzywna administracyjna za brak zgłoszenia lub brak reprezentanta może wynieść do 4000 euro za każdego delegowanego pracownika, a w razie ponownego naruszenia w ciągu dwóch lat do 8000 euro, z limitem łącznym 500 000 euro. Brak karty BTP w budownictwie jest zagrożony karą 2000 euro, a przy powtórnym naruszeniu 4000 euro.
Czy audyt obejmuje tylko Francję?
Nie. Sprawdzamy dokumentację pod kątem wymogów różnych krajów Unii Europejskiej, ze szczególnym doświadczeniem w przepisach francuskich oraz w krajach Beneluksu.
Czy po audycie pomożecie uzupełnić braki?
Tak. Poza raportem z rekomendacjami możemy przygotować brakujące zgłoszenia i dokumenty, poprawić wzory umów i aneksów oraz przygotować firmę do kontroli.