Delegowanie pracowników za granicę wiąże się z wieloma formalnościami – zgłoszeniami, dokumentami, przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, które różnią się w zależności od kraju docelowego. Poniżej odpowiadamy na pytania, które najczęściej zadają nam firmy wykonawcze przed wysłaniem własnych pracowników na kontrakt za granicę – od podstaw.
Czym jest delegowanie pracownika za granicę i czym różni się od zwykłej podróży służbowej?
Delegowanie w rozumieniu prawa unijnego to sytuacja, w której pracodawca z siedzibą w jednym kraju UE tymczasowo kieruje pracownika do pracy w innym kraju UE w celu realizacji usługi na rzecz kontrahenta lub własnego oddziału. Różni się to od podróży służbowej (delegacji krajowej) tym, że dochodzi do zmiany miejsca faktycznego świadczenia pracy na dłuższy okres, a nie tylko do wyjazdu w konkretnej sprawie przy zachowaniu tego samego miejsca pracy.
Kiedy przepisy o delegowaniu mają zastosowanie?
Przepisy stosuje się, gdy pracownik zostaje skierowany do innego kraju UE na czas określony w celu wykonania usługi dla kontrahenta, z którym zawarto umowę, albo do pracy we własnym oddziale znajdującym się w innym kraju UE – pod warunkiem że przez cały ten czas pracownika łączy z pracodawcą stosunek pracy.
Jakie dokumenty są potrzebne przed wysłaniem pracownika za granicę?
Najczęściej wymagane są: zaświadczenie A1 potwierdzające ubezpieczenie społeczne w Polsce, dokument tożsamości pracownika, kopia umowy o pracę lub aneks, adres zakwaterowania za granicą oraz zgłoszenie delegowania do właściwego organu kraju docelowego.
Czym jest formularz A1 i po co jest potrzebny?
Formularz A1 potwierdza, że w czasie pracy za granicą pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a nie systemowi kraju, w którym tymczasowo wykonywana jest praca. Bez tego dokumentu instytucje kraju przyjmującego mogą uznać, że składki należy opłacać lokalnie, co oznacza podwójne obciążenie i ryzyko kontroli.
Jak długo ważny jest formularz A1?
Formularz A1 potwierdza podleganie polskiemu ubezpieczeniu społecznemu maksymalnie przez 24 miesiące. Po tym okresie standardowa procedura delegowania już nie ma zastosowania i konieczne są inne rozwiązania (np. porozumienie wyjątkowe między instytucjami ubezpieczeniowymi obu krajów).
Czy trzeba zgłaszać delegowanie pracowników w kraju docelowym?
Tak. Większość krajów UE wymaga zgłoszenia delegowania do właściwego organu przed rozpoczęciem pracy przez pracownika. Zgłoszenie musi zawierać co najmniej: dane pracodawcy, liczbę delegowanych pracowników, osobę wyznaczoną do kontaktu oraz adres miejsca wykonywania pracy. Wymogi szczegółowe różnią się w zależności od kraju.
Jakie warunki pracy obowiązują pracownika delegowanego – polskie czy kraju, do którego jest delegowany?
Przez cały okres delegowania pracodawca musi zapewnić pracownikowi co najmniej minimalne warunki obowiązujące w kraju przyjmującym w zakresie: wynagrodzenia minimalnego, czasu pracy i minimalnych okresów odpoczynku, wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz zasad BHP. Dotyczy to sytuacji, gdy warunki kraju przyjmującego są korzystniejsze niż polskie.
Co się zmienia po przekroczeniu 12 miesięcy delegowania?
Po przekroczeniu 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy po złożeniu umotywowanego powiadomienia we właściwym kraju) pracodawca musi zapewnić pracownikowi niemal wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem zasad dotyczących zawierania i rozwiązywania umowy o pracę oraz dodatkowych pracowniczych programów emerytalnych.
Czy okresy delegowania na tym samym stanowisku sumują się przy zmianie pracownika?
Tak. Okresy delegowania na to samo stanowisko sumują się, nawet jeśli w tym czasie zadania wykonują kolejno różni pracownicy, oraz nawet jeśli są oni wysyłani przez agencję pracy tymczasowej. Nie ma więc możliwości „zresetowania” limitu 12/18 miesięcy poprzez samą podmianę osoby na stanowisku.
Gdzie pracownik delegowany płaci podatek dochodowy?
Co do zasady, dopóki pobyt za granicą nie przekracza 183 dni w danym okresie rozliczeniowym (dokładny próg zależy od konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) i spełnione są dodatkowe warunki, wynagrodzenie pracownika delegowanego pozostaje opodatkowane w Polsce. Po przekroczeniu progu lub niespełnieniu warunków obowiązek podatkowy może powstać także (lub wyłącznie) w kraju wykonywania pracy.
Gdzie odprowadzane są składki na ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego?
Dzięki formularzowi A1 składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane w Polsce, mimo że praca fizycznie wykonywana jest za granicą – maksymalnie przez okres do 24 miesięcy.
Kiedy powstaje zagraniczny zakład podatkowy dla firmy wysyłającej pracowników?
Zależy to od konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a danym krajem, ale najczęściej kluczowy jest czas trwania placu budowy/montażu w jednym miejscu (zwykle próg 12 miesięcy) oraz to, czy kilka kontraktów w tej samej lokalizacji stanowi jedno, powiązane przedsięwzięcie. To jedna z najczęstszych wątpliwości przy dłuższych kontraktach montażowych za granicą i wymaga analizy każdego przypadku osobno.
Jakie kary grożą za brak zgłoszenia delegowania lub brak wymaganych dokumentów?
Kary różnią się w zależności od kraju, ale w praktyce mogą sięgać kilkunastu tysięcy euro za naruszenie, a przy większej liczbie niezgłoszonych pracowników, czy niezgodnościach formalnych – sumować się. Dodatkowo, brak zgłoszenia może skutkować wstrzymaniem prac na miejscu w trakcie kontroli miejscowej inspekcji pracy lub organów celno-skarbowych.
Czy każda firma musi wyznaczyć przedstawiciela lub osobę kontaktową w kraju docelowym?
W wielu krajach tak. Przepisy wymagają wskazania osoby dostępnej dla miejscowej inspekcji pracy na czas trwania delegowania, a w niektórych krajach (np. we Francji) dodatkowo formalnego przedstawiciela firmy na miejscu.
Czym różni się „prawdziwe” delegowanie własnych pracowników od delegowania przez agencję pracy tymczasowej?
To dwie odrębne kategorie w unijnej dyrektywie o delegowaniu pracowników. Firma wykonawcza deleguje własnych pracowników do realizacji własnego kontraktu (np. montaż maszyn dla klienta), pozostając ich pracodawcą przez cały czas. Agencja pracy tymczasowej wynajmuje pracowników innym podmiotom – obowiązują ją częściowo inne zasady i dodatkowe wymogi dotyczące warunków pracy tymczasowej.
Czy zasady delegowania są identyczne we wszystkich krajach UE?
Nie. Wspólne unijne minimum wynika z dyrektyw 96/71/WE, 2014/67/UE oraz (UE) 2018/957, ale każdy kraj wdraża je we własny sposób – inny jest formularz zgłoszeniowy, właściwy organ, wymagane załączniki oraz dodatkowe obowiązki (np. rejestracja w SOKA-BAU w Niemczech czy Freistellungsbescheinigung dla firm budowlanych). Formalności należy więc sprawdzać osobno dla każdego kraju docelowego.
Jak wygląda kontrola delegowania pracowników na miejscu?
Kontrole przeprowadzają miejscowe instytucje – np. inspekcja pracy, organy celno-skarbowe lub odpowiedniki polskiej Straży Granicznej, w zależności od kraju. Najczęściej sprawdzane są: obecność zgłoszenia delegowania, ważność formularza A1, dokumentacja czasu pracy oraz zgodność wypłacanego wynagrodzenia z lokalnymi stawkami minimalnymi.
Pomoc w obsłudze formalności dla wybranego kraju
Wykwalifikowana kadra Impol zapewnia kompleksową obsługę formalności związanych z delegowaniem pracowników do aż 24 krajów europejskich, obejmującą doradztwo compliance, konsultacje, wskazanie wymaganych dokumentów i zgłoszeń właściwych dla danego kraju oraz tłumaczenia.