Delegowanie pracowników za granicę w 2024

Delegowanie pracowników do pracy za granicą w krajach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) jest możliwe, gdy pracodawca zawarł umowę z innym pracodawcą działającym na terytorium państwa członkowskiego, posiada oddział w państwie, gdzie ma być delegowany pracownik.

Przed rozpoczęciem delegacji pracownika za granicę konieczne jest spełnienie wymogów administracyjnych państwa przyjmującego. Wszelkie nowe zasady delegowania pracowników za granicę w ramach świadczenia usług na terenie państwa członkowskiego powinny być zgodne z unijnymi dyrektywami: 96/71/WE, 2014/67/UE oraz 2018/957/UE.

Na czym polega delegowanie pracowników za granicę?

Zastanawiasz się nad tym, czym jest delegowanie osób do pracy? Pod tą nazwą kryje się wysyłanie pracowników na określony czas za granicę w celu świadczenia usług (np. realizacja konkretnego zagranicznego projektu). Przedsiębiorcy z Polski najczęściej współpracują z firmami z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy Szwajcarii. Delegowanie w ramach świadczenia usług ma zastosowanie w przypadku realizacji umowy, jaka została zawarta między przedsiębiorstwem zarejestrowanym w Polsce a podmiotem zagranicznym. Proces oddelegowania pracowników do pracy za granicą dotyczy również agencji pracy tymczasowej, które zajmują się kierowaniem osób do firm z siedzibą na terenie UE, EOG i Szwajcarii.

Jak wygląda delegowanie krótkoterminowe i długoterminowe?

Pracodawca może wysłać pracowników za granicę na różny okres. Delegacja krótkoterminowa to taka, która trwa poniżej 12 miesięcy, aczkolwiek istnieje możliwość wydłużenia czasu jej trwania o kolejne 6 miesięcy. W tym celu niezbędne jest złożenie stosownego powiadomienia wraz z uzasadnieniem. Należy to zrobić przed końcem 12-miesięcznej delegacji zagranicznej pracownika. W przypadku wysłania pracownika na okres do roku (ew. do półtora roku) obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie mu odpowiednich warunków zatrudnienia. Muszą być one co najmniej na takim samym poziomie, jak wynika to z mocy prawa lub umów zbiorowych w kraju, do jakiego delegowany jest pracownik. Warunki te dotyczą m.in.:

• minimalnych okresów wypoczynku i maksymalnego czasu pracy,
• czasu trwania płatnych urlopów,
• wynagrodzenia,
• bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,
• zakwaterowania,
• równouprawnienia kobiet i mężczyzn,
• środków ochrony dla kobiet w ciąży i bezpośrednio po porodzie.

Z kolei delegowanie długoterminowe polega na wysyłaniu pracowników za granicę na okres powyżej 12 miesięcy (czasami powyżej 18 miesięcy). W takiej sytuacji obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie wszystkich warunków zatrudnienia, jakie opisane są w przepisach prawa lub w umowach zbiorowych, z wyłączeniem tych związanych z:

• procedurami i warunkami podpisywania i rozwiązywania umów o pracę,
• klauzulami o zakazie konkurencji,
• uzupełniającymi pracowniczymi planami kapitałowymi.

Conditions of employment in case of posting abroad

Warunki zatrudnienia pracownika delegowanego muszą odpowiadać tym obowiązującym w kraju przyjmującym, jeżeli są one korzystniejsze niż w państwie, z którego następuje delegacja. Adekwatne przepisy regulują wysokość wynagrodzenia minimalnego, okresy wypoczynku i czas pracy, płatne urlopy, warunki bezpieczeństwa i higieny pracy, ochronę kobiet ciężarnych, kobiet w okresie połogu oraz młodzieży, równouprawnienie płci, warunki zakwaterowania, a także dodatki, zwroty kosztów podróży i zakwaterowania.

Jeżeli czas delegacji jest krótszy niż miesiąc, wymogi dotyczące wynagrodzenia i urlopu nie muszą być przestrzegane, o ile taka decyzja zostanie podjęta po konsultacji z przedstawicielami pracodawców i pracowników przez kraj przyjmujący. Nie odnosi się to jednak do pracowników delegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

Required information in case of secondment of an employee to another country

W przypadku delegowania pracowników do pracy za granicę pracodawca powinien przekazać pracownikowi kompleksowe informacje dotyczące miejsca wykonywania pracy, przewidywanego czasu trwania delegacji, wysokości płacy oraz dodatkowych świadczeń, jak zwroty kosztów podróży czy zakwaterowania. Ponadto pracownik powinien zostać poinformowany o sposobie powrotu do kraju po zakończeniu delegacji służbowej zagranicznej.

Warto zaznaczyć, że podróż służbowa nie jest tożsama z delegowaniem. Podczas gdy delegowanie pracowników do pracy za granicę jest formą świadczenia usług w ramach swobody przepływu pracowników w Unii Europejskiej, podróż służbowa to krótkoterminowa praca w innym państwie członkowskim, która nie podlega odmiennym zasadom.

Delegacja do pracy za granicą – dieta

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. w trakcie wykonywania pracy na rzecz zagranicznego pracodawcy na terytorium innego państwa pracownikom przysługuje dieta. Jej wysokość różni się w zależności od kraju, do jakiego zostali oddelegowani pracownicy w ramach świadczenia usług. Za każdą dobę pracy za granicą przysługuje pełny wymiar diety, natomiast w przypadku niepełnej dobry wygląda to następująco:

• do 8 godzin pracy – 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,
• od 12 godzin – pełna wysokość diety.

Przepisy określają również wysokość diety, jaka przysługuje podczas całego okresu delegowania pracownika do innego kraju UE, gdy pracodawca zapewnia częściowe i całodzienne wyżywienie. W tym pierwszym przypadku wysokość diety wynosi 15% (śniadanie), 30% (obiad) i 30% (kolacja). Natomiast w drugiej przedstawionej sytuacji osoba delegowana do pracy za granicą może liczyć na 25% wysokości diety.

Rozliczanie noclegów i dojazdów pracowników delegowanych

Każdy pracownik przez czas trwania delegowania do pracy za granicą powinien zbierać faktury za noclegi, ponieważ na ich podstawie otrzyma zwrot wydanych pieniędzy. Jeśli nie przedstawi rachunków hotelowych, wówczas dostanie zaledwie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Należy przy tym pamiętać, że wspomniany limit w każdym kraju jest inny.

Kolejną rzeczą jest rozliczanie dojazdów służbowych w zagranicznej delegacji. W tym przypadku sytuacja wygląda tak samo, jak w podróżach krajowych. Zatem pracownik delegowany do pracy za granicą, jako reprezentant firmy, ma prawo do otrzymania ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów z lotniska, portu, dworca oraz z powrotem. Jego wysokość wynosi jedną dietę.

Dodatkowo osoby wykonujące pracę w innym kraju UE mogą liczyć na zwrot kosztów, jakie poniosły za przewóz osobistego bagażu samolotem. Jednak jego waga nie może przekraczać 30 kg, a czas delegacji musi być dłuższy niż 30 dni. Co więcej, możliwy jest zwrot kosztów leczenia i zakupionych leków. W tym przypadku konieczne jest przedstawienie stosownej dokumentacji.

Posting of non-EU and EEA citizens

An employer who posts a citizen of a so-called "third country" to another country must provide him with the same conditions that apply to citizens of the European Union. Posting abroad can take place if he legally resides and performs work in a member state.

Comprehensive service of posting an employee abroad

Przepisy regulujące warunki zatrudnienia pracownika delegowanego mają na celu zapewnienie sprawiedliwego i godnego traktowania osób zatrudnionych w ramach mobilności pracowniczej na terenie Unii Europejskiej. Obejmują nie tylko podstawowe aspekty, takie jak okresy wypoczynku, czas pracy, płatne urlopy, wynagrodzenie, ale także szersze kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną kobiet ciężarnych, młodzieży oraz zasadą równości płci.

Istotne jest, aby pracownik delegowany do pracy za granicą był świadomy swoich praw. Pracodawcy muszą zagwarantować, że oddelegowywani są informowani o warunkach zatrudnienia w kraju przyjmującym, w tym o przysługujących im świadczeniach i spoczywających na nich obowiązkach.

Istnieją wyjątki od ogólnych zasad dotyczących delegowania, szczególnie w branżach, gdzie warunki pracy mogą być regulowane przez specyficzne umowy branżowe. Aby uniknąć potencjalnych trudności i nie zgubić się w gąszczu przepisów, kompleksową obsługę delegowania pracownika za granicę warto powierzyć firmie specjalizującej się w tej dziedzinie.