Koszt zakupu paliwa za granicą w UE. Jak otrzymać zwrot podatku VAT?

Transport ciężarowy jest ściśle związany z koniecznością regularnego napełniania baku samochodów paliwem. Jak wiadomo, nie jest ono tanie. W szczególności, gdy weźmie się pod uwagę pojemność zbiorników aut wynoszącą nawet kilkaset litrów. Koszta poniesione za granicą na zakup paliwa można wliczyć w koszta uzyskania przychodu, jeśli towar został nabyty z powodów wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, np. transportu czy podróży służbowej. Prawnie paliwo zostało usystematyzowane jako towar, zatem jego nabycie wiąże się nie tylko z zapłatą, ale także z pewną możliwością. Istnieje ciekawy sposób na zmniejszenie ponoszonych kosztów – jaki? Chodzi o zwrot podatku VAT za paliwo zakupione poza granicami, o którym pokrótce opowiemy w poniższym tekście.

Jak starać się o odzyskanie podatku VAT z zakupu na terenie UE?

Jak wiadomo, ceny paliw za granicą w przeliczeniu na PLN są zdecydowanie wyższe od tych, które można znaleźć w Polsce. W związku z tym, by móc zaoszczędzić jakąś kwotę pieniężną, warto podjąć kroki, by uzyskać stosowne zwroty. Działanie to umożliwia art. 22 ust. 1 pkt 3 Ustawy o VAT. Przepis stanowi o specyfice opodatkowania nabywanych towarów. Na jego mocy na wszystkie produkty nakładany jest VAT stosowny do miejsca nabycia. Jeśli polski kierowca nabędzie paliwo na terenie UE, np. na niemieckiej stacji, w ponoszonych przez niego kosztach transakcji ujęty zostanie jedynie podatek wynikający z mocy tamtejszego prawa. Dzięki temu zapisowi każdy nabywca uniknie podwójnego opodatkowania – przedsiębiorca bowiem nie dokonuje rozliczenia VAT w Polsce za zakupione paliwo poza granicami kraju.

Dodatkowo podatnik zyska możliwość zwrotu całości lub części opłaconego wcześniej podatku wynikającego z wydatków poniesionych za granicą. Dlatego właśnie wszelkie formy księgowania i rozliczenie VAT odbywają się na prawach obejmujących miejsce tankowania. Dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi zakupy mogą zostać zmniejszone o zagraniczny podatek VAT z tytułu transakcji wynikającej z prowadzenia przedsiębiorstwa i jego spraw.

Jak odliczyć podatek VAT za zakup paliwa i olejów za granicą?

W tym celu konieczne jest kompletowanie stosownych dokumentów – faktur oraz paragonów lub dowodów kasowych, innych niż te podstawowe. Każdy taki wydatek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej i wynikających z ponoszonych na jej rzecz kosztów podatkowych VAT powinien zostać umieszczony w księdze przychodów i rozchodów – KPiR. W przypadku kosztów zakupu paliwa poza granicami kraju, wartość powinna zostać przeliczona na złotówki, według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zakupu. Dalej powinien zostać wystawiony dowód wewnętrzny na wartość do 75% poniesionej i przeliczonej kwoty netto. W następnej kolejności należy złożyć elektroniczny wniosek o zwrot do danego kraju członkowskiego, a także go przedłożyć we własnym państwie. Warto jednak pamiętać, że oczekiwanie na zwrot zapłaconego VAT z Niemiec, Francji, Belgii oraz wielu innych krajów Europy Zachodniej, może potrwać nawet kilka miesięcy. Tempo działania prowadzone jest w zależności od miejsca opodatkowania i wysokości wydatków poniesionych na zakup paliwa.

Ile można dostać zwrotu VATu za paliwo z zagranicy?

Poprzez ubieganie się o zwrot akcyzy za paliwo zarówno w Polsce, jak i w przypadku zakupu paliwa za granicą, każda firma może efektywnie zmniejszyć generowane przez nią wydatki. Dodatkowo warto pamiętać, że zgodnie z prawem istnieje możliwość uzyskania zwrotu wynoszącego 100% VAT w przypadku pojazdów używanych wyłącznie do pracy – na przykład samochodu ciężarowego – oraz 50% VAT, jeśli w grę wchodzi prywatny pojazd.

Koszt zagranicznego podatku VAT – terminy złożenia wniosku o zwrot

Jak już wspomnieliśmy, zakup paliwa na stacji zagranicznej nie jest opodatkowany w Polsce, a co za tym idzie, nie musi być umieszczany w deklaracji VAT. Przeliczenie kwoty poniesionej za towar za granicą powinno być więc dokonane zgodnie z wartością złotego wyznaczoną przez NBP na dzień poprzedzający zakup. Tak przygotowane wyliczenia należy złożyć w formie wniosku za pośrednictwem właściwego dla przedsiębiorcy naczelnika urzędu skarbowego do końca września następnego roku. Istnieją także przesłanki określające wartości i okres, o jakie podatnik może się ubiegać. Czas rozliczenia podatku VAT nie może przekroczyć podsumowanego rok, a także nie może być krótszy niż 3 miesiące. W przypadku wnioskowania o zwrot VAT w kraju nabycia towaru za ostatnie 12 miesięcy, odzyskiwana kwota nie może być niższa niż 50 EUR. Jeśli podatnik przedstawi wyliczenia odpowiadające kosztom poniesionym w ciągu 3 miesięcy, kwota podatku VAT paliwa nie może być mniejsza niż 400 EUR.

Zakup paliwa za granicą – rozliczanie podatku VAT. Po jakim czasie zwrot?

Ustaliliśmy już, że zakup paliwa na terenie innego kraju UE można potraktować, jako koszt prowadzenia działalności gospodarczej i ująć wydatek w kosztach firmowych. Niestety złożenie wniosku nie jest równoznaczne z otrzymaniem zwrotu podatkowego. Stosowny urząd na zapoznanie się ze sprawą, sprawdzenie załączonej dokumentacji oraz wydanie opinii ma 4 miesiące. W tym czasie musi zostać wydana decyzja – pozytywna lub negatywna. Pozytywne rozwiązanie oznacza, iż strona wnosząca o zwrot podatku otrzyma jego równowartość w terminie nie dłuższym niż 10 dni.

Warto pamiętać, że o zwrot podatku nie mogą ubiegać się osoby mające siedzibę, placówkę lub oddział na terenie państwa, w którym ponosi koszta związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnika obowiązuje ogólnie panujące prawo wewnętrzne danego kraju. Spełniający kryteria prawne podatnik ma prawo ubiegać się o zwrot podatku wynikający z prowadzenia działań na terytorium państwa innego niż to będące siedzibą firmy.