Zatrudnienie i delegowanie pracowników z Ukrainy zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami

Obywatele Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej oraz Ukrainy mają obecnie możliwość podjęcia pracy w Polsce bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na pracę, o ile okres jej wykonywania nie przekracza 24 miesięcy. Pracodawcy mogą nadal zatrudniać obywateli Ukrainy według uproszczonych zasad. Procedura dotyczy wszystkich legalnie przebywających w Polsce Ukraińców, ponieważ ułatwienia te obejmą nie tylko osoby, które wjechały do Polski po 24 lutego 2022 roku¹.

Dokumenty niezbędne do zatrudnienia Ukraińca za granicą

W połowie ubiegłego roku przedłużono możliwość korzystania z ułatwień jeśli chodzi o zatrudnienie Ukraińców przez polskich pracodawców. Dzięki wydłużeniu okresu ważności dokumentów pobytowych możliwe jest zatrudnianie obywateli Ukrainy na dotychczasowych warunkach wynikających z przepisów specjalnej ustawy. Innymi słowy, pracodawca może dokonać legalnego zatrudnienia Ukraińca pod warunkiem, że w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia przez niego pracy, poinformuje odpowiedni Powiatowy Urząd Pracy, który jest właściwy z uwagi na lokalizację siedziby lub miejsca zamieszkania pracodawcy, o zatrudnieniu danego obywatela Ukrainy².

Aktualnie, najszybszą i najprostszą procedurę stanowi zatrudnienie w oparciu o oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy. Należy je złożyć w odpowiednim Powiatowym Urzędzie Pracy zgodnie z miejscem siedziby pracodawcy. W takim przypadku PUP nie będzie przeprowadzał testu rynku pracy.

Aby dokonać formalności, muszą zostać spełnione poniższe warunki.

• Kandydat, którego pracodawca zamierza zatrudnić, musi posiadać ukraińskie obywatelstwo.
• Pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia kandydata nie później niż w ciągu 6 miesięcy od daty złożenia deklaracji.
• Pracodawca deklaruje gotowość zatrudnienia cudzoziemca na okres nieprzekraczający 24 miesięcy (należy określić planowany okres zatrudnienia).
• Pracodawca zobowiązuje się do oferowania cudzoziemcowi wynagrodzenia w wysokości co najmniej równej zarobkom pracowników zajmujących podobne stanowisko lub wykonujących zbliżoną pracę.
• Praca proponowana przez przedsiębiorcę cudzoziemcowi nie może być uznana za pracę sezonową.

Jeśli pracodawca zatrudnia obywateli Ukrainy na mocy oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy, konieczne jest również ubieganie się o udzielenie zezwolenia na pracę. Dla Ukraińców procedurę tę można rozpocząć po trzech miesiącach od daty rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. W standardowych warunkach pracodawca ma możliwość wnioskowania o zezwolenie na pracę z zakresu typów A, B, C, D, E lub S. Spośród nich obecnie najczęściej wybierane są:

• Typ A: dla cudzoziemców zatrudnionych w Polsce na podstawie umowy z podmiotem mającym siedzibę na terytorium RP.
• Typ B: dla cudzoziemców przebywających na obszarze RP przez okres przekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, związany z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej, spółki kapitałowej, prowadzeniem spraw spółek komandytowych lub komandytowo-akcyjnych bądź udzieleniem prokury.

Jeśli pracodawca już złożył wniosek o udzielenie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca, ale jeszcze nie został on rozpatrzony, pracownik może nadal kontynuować wykonywanie pracy, o ile spełnione są trzy warunki:

• wniosek o zezwolenie jest poprawnie wypełniony i nie posiada braków formalnych (ewentualne nieprawidłowości wymagają poprawek, co może wydłużyć czas rozpatrywania wniosku);
• przed złożeniem wniosku obcokrajowiec był już zatrudniony przez przedsiębiorcę przez co najmniej przez 3 miesiące;
• cudzoziemiec został zatrudniony na podstawie umowy o pracę i kontynuuje pracę na tym samym stanowisku.

Trzeba podkreślić, że uchodźcy uciekający z Ukrainy do Polski przed agresją rosyjską nie są zobowiązani do rejestracji na przejściu granicznym, a zezwolenie na pobyt jest im nadawane automatycznie.³

Jak zatrudnić Ukraińca? Procedura krok po kroku

Jak zatrudnić Ukraińca w oparciu o oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy? Oto kolejne etapy formalnego postępowania:

Etap pierwszy – złożenie oświadczenia

Do tego celu najwygodniej jest skorzystać z dostępnych wzorów, upewniając się, że posiada się niezbędne dane dotyczące pracodawcy i podstawowe informacje o zatrudnianym cudzoziemcu. Do oświadczenia trzeba wykazać dokument potwierdzający jego tożsamość, np. dowód osobisty. Formalności można dopełnić za pomocą platformy praca.gov.pl, wymagającej podpisu elektronicznego.

Etap drugi – oczekiwanie na decyzję Powiatowego Urzędu Pracy

Obsługą zatrudnienia osób z Ukrainy i pomocą w zatrudnieniu Ukraińca zajmuje się Powiatowy Urząd Pracy. Proces oczekiwania na decyzję zazwyczaj zajmuje do 7 dni. Po otrzymaniu odpowiedzi pozytywnej, można zawrzeć umowę z cudzoziemcem.

Etap trzeci – zgłoszenie zatrudnienia

W terminie 7 dni od otrzymania pozytywnej decyzji należy powiadomić Powiatowy Urząd Pracy o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca. W przypadku, gdy zatrudniona osoba nie pojawi się w pracy z jakiegoś powodu, pracodawca także ma obowiązek powiadomienia o tym urzędu. Adekwatnego zgłoszenia dokonuje się za pomocą portalu praca.gov.pl.⁴

Jak przedłużyć współpracę z Ukraińcem?

Złożenie oświadczenia o zatrudnieniu Ukraińca w roku 2022 umożliwia mu pracę przez 24 miesiące. Po wygaśnięciu umowy między pracodawcą a urzędem pracy, cudzoziemiec musi uzyskać zezwolenie na pracę, inaczej kontynuowanie jej będzie nielegalne.

Jeśli chodzi o uzyskanie zezwolenia na pracę dla Ukraińców, najłatwiejszy sposób to skorzystanie z metody uproszczonej. Taki krok zwalnia pracodawcę z obowiązku dostarczania informacji starosty na temat regionalnego rynku pracy.

Metoda uproszczona wymaga, aby pracodawca zatrudniał pracownika na tym samym stanowisku, które zostało wcześniej podane w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę, pracodawca musi również zatrudniać cudzoziemca przez co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę.⁵

Delegowanie pracowników z Ukrainy

Należy pamiętać, że zezwolenia na pracę dla cudzoziemców wydane w Polsce obowiązują wyłącznie na obszarze naszego kraju. Część państw członkowskich Unii Europejskiej w przypadku delegowania Ukraińców wymaga uzyskania dla nich odpowiedniego zezwolenia na pracę na swoim terytorium.

Przykładem są Niemcy, gdzie konieczne jest uzyskanie wizy Vander Elst i złożenie w tym celu odpowiedniego wniosku. W przypadku Belgii pracodawcy zobowiązani są do złożenia deklaracji Limosa. System ten jest dostępny dla belgijskich inspekcji pracy, urzędu ubezpieczeń społecznych oraz urzędu skarbowego, ułatwiając kontrole dotyczące m.in. warunków zatrudnienia.⁶

W związku z zamiarem oddelegowania obywatela Ukrainy do pracy w innym kraju Unii Europejskiej, pracodawca powinien zweryfikować, na jakiej podstawie przebywa on w Polsce i upewnić się, że tytuł legalizujący jego pracę pozostanie ważny przez cały okres delegowania. W interesie przedsiębiorcy leży sprawdzenie, czy kraj docelowy delegacji nie wymaga stosowania specjalnych procedur związanych z legalizacją wjazdu i pobytu cudzoziemca w celu wykonywania pracy w ramach delegacji.⁷

Zgodnie z unijnymi przepisami na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia delegowanemu pracownikowi warunków pracy i płacy, które nie mogą być gorsze od obowiązujących w kraju oddelegowania.

W obliczu obecnej sytuacji politycznej współpraca z pracownikami z Ukrainy może być dla przedsiębiorstw przedsięwzięciem nastręczającym wielu trudności. Aby uniknąć potencjalnych błędów związanych z procedurami, dokumentacją oraz zmieniającymi się przepisami, warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy specjalizującej się w załatwianiu formalności przy delegowaniu pracowników z Ukrainy. Pozwala to na wykorzystanie doświadczenia branżowego oraz wiedzy eksperckiej, co bez wątpienia przyczyni się to do sprawnej i zgodnej z literą prawa obsługi zatrudnienia Ukraińców za granicą.

1. Agnieszka Walczyńska, Zatrudnienie cudzoziemca przez osobę fizyczną zgodnie z uproszczoną procedurą, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zatrudnienie-cudzoziemca-przez-osobe-fizyczna-zgodnie-z-uproszczona-procedura
2. Michał Szypniewski, Uproszczenia w zatrudnianiu obywateli Ukrainy cały czas obowiązują, https://www.prawo.pl/kadry/jak-zatrudnic-obywateli-ukrainy-dr-michal-szypniewski,522144.html
3. Krok po kroku, jak zatrudnić pracownika z Ukrainy, https://pragmago.pl/porada/krok-po-kroku-jak-zatrudnic-pracownika-z-ukrainy/
4. Ibidem
5. Sylwia Czubińska, Jak zatrudnić Ukraińca krok po kroku? Zasady, https://www.gowork.pl/poradnik/3/prawo-pracy/jak-zatrudnic-ukrainca-krok-po-kroku-zasady/
6. Aleksandra Kozieł, Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą. Delegowanie Ukraińców, https://hrappka.pl/blog/delegowanie/delegowanie-cudzoziemcow-do-pracy-za-granica.
7. Katarzyna Łozińska, Jak delegować pracowników z Ukrainy za granicę?​ https://cowprawiepiszczy.com/2023/10/jak-delegowac-pracownikow-z-ukrainy-za-granice%E2%80%8B/.