Wysłanie pracownika za granicę wiąże się z wieloma formalnościami. Jedną z najważniejszych jest uzyskanie zaświadczenia A1 do delegacji pracowników, czyli dokumentu potwierdzającego, że osoba delegowana nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Bez tego zaświadczenia pracodawca i pracownik narażają się na poważne konsekwencje finansowe. Organy kontrolne w krajach Unii Europejskiej regularnie sprawdzają, czy delegowani pracownicy posiadają stosowne dokumenty. Brak zaświadczenia A1 prowadzi do konieczności opłacenia składek w kraju wykonywania pracy. Niekiedy dochodzą do tego wysokie kary administracyjne. Jak więc uzyskać ten dokument? Jakie warunki trzeba spełnić? Ile czeka się na wydanie zaświadczenia przez ZUS? Odpowiadamy na wszystkie pytania związane z tym tematem.
W tym artykule znajdziemy:
Co to jest zaświadczenie A1 z ZUS-u?
Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, że pracownik wykonujący pracę za granicą podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Odnosi się do krajów Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. ZUS wydaje ten formularz na wniosek pracodawcy lub samego zainteresowanego. Dokument zwalnia daną osobę z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne w kraju, w którym świadczy pracę. Pracownik nadal odprowadza składki wyłącznie do polskiego systemu. Zaświadczenie A1 stanowi podstawę do wydawania karty EKUZ. EKUZ potwierdza prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej podczas tymczasowego pobytu za granicą. Bez zaświadczenia A1 może dojść do podwójnego opodatkowania składkami. Osoba delegowana musiałaby płacić zarówno w Polsce, jak i w państwie wykonywania obowiązków służbowych.
Kto może uzyskać zaświadczenie A1?
Zaświadczenie A1 przysługuje trzem grupom osób. Pierwszą z nich są pracownicy delegowani. Chodzi tu o osoby wykonujące pracę za granicą w imieniu przedsiębiorstwa delegującego z siedzibą w Polsce. Czas delegacji nie może przekraczać 24 miesięcy. Istnieje dodatkowe ograniczenie dla cudzoziemców z krajów spoza UE, EOG i Szwajcarii. Takie osoby nie mogą zostać wysłane w celu zastąpienia innego pracownika przebywającego już w delegacji.
Drugą grupę tworzą osoby pracujące w kilku krajach UE jednocześnie. Wykonują one pracę najemną w co najmniej dwóch państwach członkowskich. Taka sytuacja wymaga ustalenia, który system ubezpieczeń społecznych obowiązuje daną osobę.
Trzecia grupa to samozatrudnieni świadczący usługi za granicą. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce mogą tymczasowo świadczyć usługi poza jej granicami. Zaświadczenie A1 potwierdza, że nadal odprowadzają składki do polskiego ZUS-u, mimo wykonywania zleceń w innym kraju.
Jak uzyskać zaświadczenie A1 do delegacji pracowników od ZUS-u?
Wniosek o zaświadczenie A1 składa się wyłącznie w formie elektronicznej. Służy do tego Platforma Usług Elektronicznych ZUS, w skrócie PUE ZUS. W przypadku pracownika delegowanego trzeba wypełnić formularz ZUS US-3. Przez kolejne etapy składania wniosku poprowadzi system. W formularzu należy podać dane wnioskodawcy a następnie uzupełnić informacje o rodzaju wykonywanej pracy. Potem wskazuje się okres jej świadczenia oraz państwo, w którym pracownik będzie realizował obowiązki służbowe. Precyzyjne podanie tych danych przyspiesza proces wydania dokumentu. Do wniosku dołącza się dokumenty potwierdzające, że działalność jest prowadzona w Polsce. Muszą one również wykazać, że delegowanie ma charakter czasowy. Do najważniejszych dokumentów należą zaświadczenie o delegowaniu, umowa z pracownikiem oraz aneks wyjazdowy. Te załączniki pozwalają ZUS-owi ocenić, czy sytuacja spełnia warunki do wydania A1. Po uzupełnieniu wszystkich pól i dołączeniu skanów dokumentów można podpisać wniosek i go wysłać. System potwierdzi, czy wniosek został przyjęty do realizacji.
Ile czeka się na zaświadczenie A1 od ZUS-u?
ZUS wydaje zaświadczenia niezwłocznie, o ile otrzyma wszystkie potrzebne informacje. Kompletny wniosek z prawidłowo wypełnionymi danymi i załączonymi dokumentami nie powoduje opóźnień. Instytucja może wydać dokument nawet tego samego dnia. Sytuacja komplikuje się, gdy ZUS ma wątpliwości dotyczące sprawy. Instytucja może wówczas przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Termin wydania zaświadczenia wydłuża się wtedy do miesiąca od daty złożenia wniosku. ZUS może poprosić o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia. W przypadku szczególnie skomplikowanych spraw instytucja dysponuje dłuższym czasem na analizę. Zaświadczenie A1 do delegacji pracowników zostanie wtedy wydane w ciągu dwóch miesięcy od momentu złożenia wniosku. Dotyczy to sytuacji, gdy trzeba dokładnie zweryfikować wszystkie okoliczności sprawy. ZUS może również odmówić wydania zaświadczenia A1. Wnioskodawca otrzymuje wtedy stosowną decyzję z uzasadnieniem. Od takiej decyzji przysługuje prawo odwołania się do sądu. Droga sądowa daje możliwość ponownej oceny sprawy przez niezależny organ.
Konsekwencje braku zaświadczenia A1 podczas delegacji zagranicznej
Kraj członkowski, w którym pracownik świadczy pracę, może zobowiązać go do opłacenia zaległych składek. Dotyczy to ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za cały okres wykonywania obowiązków na jego terytorium. Pracodawca również ponosi odpowiedzialność finansową za brak odpowiedniego dokumentu. Obowiązek zapłaty składek może sięgać wielu miesięcy wstecz. Państwo przyjmujące może nałożyć na pracodawcę karę pieniężną. Wysokość sankcji zależy od przepisów obowiązujących w danym kraju. Niektóre państwa stosują bardzo surowe kary za naruszenie przepisów dotyczących delegowania pracowników. Grzywny mogą być wielokrotnie wyższe niż same zaległe składki. Brak zaświadczenia A1 do delegacji pracowników komplikuje również sytuację samego zatrudnionego. Osoba delegowana nie ma pewności prawnej co do swojego statusu ubezpieczeniowego. Może zostać zmuszona do rejestracji w systemie ubezpieczeń kraju, w którym przebywa. To zobowiązuje do przeprowadzenia dodatkowych formalności i poniesienia kosztów po obu stronach stosunku pracy.
Zaświadczenie A1 do delegacji pracowników chroni przed podwójnym opodatkowaniem składkami i sankcjami finansowymi. Wniosek składamy elektronicznie przez PUE ZUS, dołączając odpowiednie dokumenty potwierdzające czasowy charakter wyjazdu. ZUS wydaje dokument niezwłocznie przy kompletnych danych lub w ciągu miesiąca bądź dwóch miesięcy w bardziej skomplikowanych sprawach. Brak tego zaświadczenia naraża pracodawcę i pracownika na konieczność opłacenia zaległych składek oraz wysokie kary pieniężne nakładane przez kraj przyjmujący.
