Delegowanie pracowników do Włoch – obowiązki pracodawcy i procedura

Delegowanie pracowników do Włoch wymaga od polskich firm znajomości lokalnych przepisów i spełnienia szeregu formalności administracyjnych. Pierwszym elementem całego procesu jest rejestracja firmy we włoskim systemie Distacco, która stanowi podstawę do późniejszego zgłaszania pracowników. Dzięki temu pracodawca działa zgodnie z prawem, unika kar finansowych i zapewnia zatrudnionym osobom pełną ochronę wynikającą z regulacji. W tym blogu omówimy, jakie obowiązki ciążą na firmach oraz jak wygląda procedura zgłoszeń i dokumentacji związanej z oddelegowaniem.

Rejestracja firmy we Włoszech w systemie Distacco

Pierwszym etapem, który musi przejść każdy zagraniczny pracodawca planujący legalne delegowanie pracowników, jest utworzenie profilu firmy w portalu Distacco (CLICLAVORO). Rejestracja polega na utworzeniu konta przedsiębiorstwa w systemie włoskiego Ministerstwa Pracy, gdzie podaje się dane identyfikacyjne firmy – nazwę, adres siedziby, numer NIP/VAT oraz dane osoby reprezentującej. Dzięki temu przedsiębiorstwo uzyskuje dostęp do platformy i może składać obowiązkowe zgłoszenia oddelegowania pracowników. To jednorazowa procedura, ale absolutnie niezbędna, ponieważ bez niej nie ma możliwości dalszej obsługi procesu delegowania na terenie Włoch.

Zgłoszenie delegowania (Notifica di Distacco)

Po dokonaniu rejestracji w systemie Distacco kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest złożenie zgłoszenia oddelegowania, czyli tzw. Notifica di Distacco. Dokument ten należy przesłać do włoskiego Ministerstwa Pracy najpóźniej do północy dnia poprzedzającego rozpoczęcie pracy przez pracownika za granicą. W formularzu trzeba podać szczegółowe informacje, takie jak dane firmy i delegowanych pracowników, miejsce oraz czas trwania oddelegowania, rodzaj wykonywanej pracy, a także dane osoby kontaktowej wyznaczonej we Włoszech. Każde oddelegowanie wymaga odrębnego zgłoszenia, a w przypadku jakichkolwiek zmian np. przedłużenia okresu pracy czy zmiany miejsca jej wykonywania, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym włoskie instytucje w ciągu 5 dni.

Wymagania dokumentacyjne i administracyjne

Delegowanie pracowników do Włoch wiąże się również z obowiązkiem gromadzenia i przechowywania odpowiedniej dokumentacji. Pracodawca musi zapewnić dostępność we Włoszech, w wersji papierowej lub elektronicznej, dokumentów takich jak umowy o pracę, paski płacowe, ewidencja czasu pracy, potwierdzenia wypłat czy formularze A1 potwierdzające podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Co istotne, cała dokumentacja musi być dostępna w języku włoskim, aby mogła być przedłożona podczas kontroli tamtejszych instytucji. Ponadto firma delegująca powinna zadbać o to, aby warunki zatrudnienia pracowników
odpowiadały standardom obowiązującym w kraju przyjmującym. Dotyczy to m.in. płacy minimalnej, czasu pracy, zasad BHP i prawa do urlopu.

Obowiązki firmy delegującej pracowników do Włoch

Po zakończonym procesie rejestracji firm we włoskim portalu i przed rozpoczęciem pracy na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków, które zapewniają legalność delegowania pracowników. Należą do nich:

• Terminowe zgłoszenia – każde oddelegowanie należy zgłosić najpóźniej do północy dnia poprzedzającego rozpoczęcie pracy; wszelkie zmiany trzeba aktualizować w ciągu 5 dni.
• Wyznaczenie osób kontaktowych – firma musi wskazać osobę zamieszkałą we Włoszech
  odpowiedzialną za odbiór korespondencji i przekazywanie dokumentów instytucjom włoskim, a w razie potrzeby także przedstawiciela do kontaktów ze związkami zawodowymi.
• Przechowywanie dokumentacji – wszystkie wymagane dokumenty (umowy o pracę, paski płacowe, ewidencja czasu pracy, potwierdzenia wypłat, formularze A1) muszą być dostępne we Włoszech, w języku włoskim, przez cały okres delegowania oraz co najmniej 2 lata po jego zakończeniu.
• Zapewnienie warunków zatrudnienia zgodnych z prawem włoskim – dotyczy to m.in. wynagrodzenia (zasada „equal pay for equal work”), norm czasu pracy, odpoczynku, urlopów, zasad BHP, a także prawidłowego rozliczania nadgodzin i diet.
• Kontrola formalna i organizacyjna – obowiązkiem pracodawcy jest monitorowanie czasu, miejsca i zakresu obowiązków pracownika, tak aby były one spójne z danymi zgłoszonymi do systemu.
• Koordynacja ubezpieczeń społecznych – firma musi zadbać o ważność formularzy A1 i właściwe rozliczenia w ramach polskiego systemu zabezpieczenia społecznego.
• Współpraca z instytucjami włoskimi – obejmuje szybką reakcję podczas kontroli, udostępnienie dokumentacji i zapewnienie bezpośredniego kontaktu z osobami wyznaczonymi do reprezentowania pracodawcy.
• Ochrona danych – wszystkie działania powinny być prowadzone z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności informacji.

Ryzyka i sankcje za niedopełnienie obowiązków

Niedopełnienie formalności związanych z delegowaniem pracowników do Włoch wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Włoskie przepisy przewidują szczegółowe sankcje dla pracodawców, którzy nie przestrzegają obowiązków wynikających z rejestracji i zgłoszeń. Do najważniejszych konsekwencji należą:

• Kary pieniężne – brak zgłoszenia pracownika w systemie Distacco może skutkować karą w wysokości nawet 50 € dziennie za każdego niezgłoszonego pracownika.
• Sankcje administracyjne – nieprzechowywanie wymaganej dokumentacji we Włoszech, brak tłumaczeń na język włoski czy brak wyznaczonej osoby kontaktowej może prowadzić do dodatkowych mandatów i postępowań kontrolnych.
• Ryzyko prawne – w przypadku poważnych naruszeń włoskie instytucje mogą uznać delegowanie za nielegalne, co grozi zakazem świadczenia usług na terytorium Włoch
• Problemy przy kontrolach – brak aktualnych zgłoszeń lub formularzy A1 może skutkować wstrzymaniem prac, a także podejrzeniem nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych i ubezpieczeniowych.
• Zarzuty dumpingowania socjalnego – jeśli pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia i warunków zatrudnienia zgodnych z włoskimi przepisami, firma może zostać oskarżona o naruszanie zasad konkurencji i praw pracowniczych.

Delegowanie pracowników za granicę wymaga staranności i pełnej zgodności z lokalnymi regulacjami. Zasadnicze znaczenie ma rejestracja firmy we włoskim systemie Distacco, a następnie terminowe zgłaszanie każdego oddelegowania, przechowywanie dokumentacji i wyznaczenie osób kontaktowych. Przestrzeganie tych obowiązków pozwala uniknąć kar finansowych, zapewnia pracownikom legalne warunki zatrudnienia i daje pracodawcy pewność, że działa zgodnie z prawem włoskim.