Desplazamiento de trabajadores a Italia – obligaciones del empleador y procedimiento

El desplazamiento de trabajadores a Italia requiere que las empresas polacas conozcan la normativa local y cumplan con una serie de formalidades administrativas. El primer elemento de este proceso es el registro de la empresa en el sistema italiano Distacco, que constituye la base para la posterior notificación de los trabajadores. De este modo, el empleador actúa conforme a la ley, evita sanciones económicas y garantiza a los trabajadores la plena protección prevista por la normativa. En este artículo explicamos cuáles son las obligaciones de las empresas y cómo se desarrolla el procedimiento de notificación y la documentación relacionada con el desplazamiento.

Registro de la empresa en Italia en el sistema Distacco

Pierwszym etapem, który musi przejść każdy zagraniczny pracodawca planujący legalne delegowanie pracowników, jest utworzenie profilu firmy w portalu Distacco (CLICLAVORO). Rejestracja firm we Włoszech polega na utworzeniu konta przedsiębiorstwa w systemie włoskiego Ministerstwa Pracy, gdzie podaje się dane identyfikacyjne firmy – nazwę, adres siedziby, numer NIP/VAT oraz dane osoby reprezentującej. Dzięki temu przedsiębiorstwo uzyskuje dostęp do platformy i może składać obowiązkowe zgłoszenia oddelegowania pracowników. To jednorazowa procedura, ale absolutnie niezbędna, ponieważ bez niej nie ma możliwości dalszej obsługi procesu delegowania na terenie Włoch.

Notificación de desplazamiento (Notifica di Distacco)

Po dokonaniu rejestracji w systemie Distacco kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest złożenie zgłoszenia oddelegowania, czyli tzw. Notifica di Distacco. Dokument ten należy przesłać do włoskiego Ministerstwa Pracy najpóźniej do północy dnia poprzedzającego rozpoczęcie pracy przez pracownika za granicą. W formularzu trzeba podać szczegółowe informacje, takie jak dane firmy i delegowanych pracowników, miejsce oraz czas trwania oddelegowania, rodzaj wykonywanej pracy, a także dane osoby kontaktowej wyznaczonej we Włoszech. Każde oddelegowanie wymaga odrębnego zgłoszenia, a w przypadku jakichkolwiek zmian np. przedłużenia okresu pracy czy zmiany miejsca jej wykonywania, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym włoskie instytucje w ciągu 5 dni. Prawidłowa rejestracja firmy we Włoszech ułatwia spełnienie tych obowiązków i ogranicza ryzyko sankcji.

Requisitos documentales y administrativos

El desplazamiento de trabajadores a Italia también implica la obligación de recopilar y conservar la documentación correspondiente. El empleador debe garantizar la disponibilidad en Italia, en formato papel o electrónico, de documentos como contratos de trabajo, nóminas, registros de jornada laboral, comprobantes de pago o formularios A1, que confirman la afiliación al sistema polaco de seguridad social. Es fundamental que toda la documentación esté disponible en lengua italiana, para poder ser presentada durante una inspección de las autoridades locales. Además, la empresa que desplaza trabajadores debe asegurarse de que las condiciones laborales se ajusten a los estándares vigentes en el país de acogida. Esto incluye, entre otros, el salario mínimo, la jornada laboral, las normas de seguridad y salud en el trabajo, así como el derecho a vacaciones.

Obligaciones de la empresa que desplaza trabajadores a Italia

Tras completar el proceso de registro en el portal italiano y antes del inicio de la actividad laboral, el empleador está sujeto a una serie de obligaciones que garantizan la legalidad del desplazamiento. Entre ellas se encuentran:

• Presentación puntual de las notificaciones – cada desplazamiento debe notificarse como máximo hasta la medianoche del día anterior al inicio del trabajo; cualquier cambio debe comunicarse en un plazo de 5 días.
• Wyznaczenie osób kontaktowych – firma musi wskazać osobę zamieszkałą we Włoszech odpowiedzialną za odbiór korespondencji i przekazywanie dokumentów instytucjom włoskim, a w razie potrzeby także przedstawiciela do kontaktów ze związkami zawodowymi.
• Conservación de la documentación – todos los documentos exigidos (contratos de trabajo, nóminas, registros de jornada laboral, comprobantes de pago, formularios A1) deben estar disponibles en Italia, en italiano, durante todo el período del desplazamiento y al menos 2 años después de su finalización.
• Garantizar condiciones de empleo conformes a la legislación italiana – esto incluye, entre otros, la remuneración (principio de “igual salario por igual trabajo”), las normas sobre jornada laboral, descanso, vacaciones, seguridad y salud laboral, así como el correcto pago de horas extraordinarias y dietas.
• Control formal y organizativo – el empleador debe supervisar el tiempo, el lugar y el alcance de las funciones del trabajador, garantizando la coherencia con los datos notificados en el sistema.
• Coordinación de la seguridad social – la empresa debe garantizar la validez de los formularios A1 y la correcta liquidación en el marco del sistema polaco de seguridad social.
• Cooperación con las autoridades italianas – incluye la respuesta inmediata durante las inspecciones, la puesta a disposición de la documentación y el contacto directo con las personas designadas para representar al empleador.
• Protección de datos – todas las actuaciones deben realizarse respetando las normas de protección de datos personales y de confidencialidad de la información.

Riesgos y sanciones por incumplimiento de las obligaciones

El incumplimiento de las formalidades relativas al desplazamiento de trabajadores a Italia conlleva graves consecuencias económicas y jurídicas. La normativa italiana prevé sanciones concretas para los empleadores que no cumplan con las obligaciones de registro y notificación. Entre las principales consecuencias se encuentran:

• Multas económicas – la falta de notificación de un trabajador en el sistema Distacco puede dar lugar a una sanción de hasta 50 € diarios por cada trabajador no declarado.
• Sanciones administrativas – la no conservación de la documentación exigida en Italia, la ausencia de traducciones al italiano o la falta de designación de una persona de contacto pueden dar lugar a multas adicionales y procedimientos de inspección.
• Riesgo jurídico – en caso de infracciones graves, las autoridades italianas pueden considerar el desplazamiento como ilegal, lo que conlleva la prohibición de prestar servicios en territorio italiano.
• Problemas en las inspecciones – la falta de notificaciones actualizadas o de formularios A1 puede ocasionar la suspensión de los trabajos, así como sospechas de irregularidades en las liquidaciones fiscales y de seguridad social.
• Acusaciones de dumping social – cuando el trabajador no percibe el salario y las condiciones laborales conforme a la normativa italiana, la empresa puede ser acusada de infringir las normas de competencia y de derechos laborales.

El desplazamiento de trabajadores al extranjero requiere diligencia y plena conformidad con la normativa local. Es fundamental el registro de la empresa en el sistema italiano Distacco, seguido de la notificación puntual de cada desplazamiento, la conservación de la documentación y la designación de personas de contacto. Cumplir con estas obligaciones permite evitar sanciones económicas, garantizar condiciones laborales legales a los trabajadores y ofrecer al empleador la seguridad de actuar conforme a la legislación italiana.