El desplazamiento de trabajadores a Italia requiere que las empresas polacas conozcan la normativa local y cumplan con una serie de formalidades administrativas. El primer elemento de este proceso es el registro de la empresa en el sistema italiano Distacco, que constituye la base para la posterior notificación de los trabajadores. De este modo, el empleador actúa conforme a la ley, evita sanciones económicas y garantiza a los trabajadores la plena protección prevista por la normativa. En este artículo explicamos cuáles son las obligaciones de las empresas y cómo se desarrolla el procedimiento de notificación y la documentación relacionada con el desplazamiento.
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Registro de la empresa en Italia en el sistema Distacco
El primer paso que debe realizar todo empleador extranjero que desee desplazar legalmente a sus trabajadores es crear un perfil de empresa en el portal Distacco (CLICLAVORO). El registro consiste en abrir una cuenta de la empresa en el sistema del Ministerio de Trabajo italiano, donde se deben facilitar los datos identificativos de la empresa: razón social, domicilio, número de NIF/IVA y los datos de la persona representante. Gracias a ello, la empresa obtiene acceso a la plataforma y puede presentar las notificaciones obligatorias de desplazamiento de trabajadores. Se trata de un trámite único, pero absolutamente imprescindible, ya que sin él no es posible continuar con el proceso de desplazamiento en Italia.
Notificación de desplazamiento (Notifica di Distacco)
Tras realizar el registro en el sistema Distacco, la siguiente obligación del empleador es presentar la notificación de desplazamiento, denominada Notifica di Distacco. Este documento debe enviarse al Ministerio de Trabajo italiano como máximo hasta la medianoche del día anterior al inicio de la actividad del trabajador en el extranjero. En el formulario deben incluirse datos detallados, como la información de la empresa y de los trabajadores desplazados, el lugar y la duración del desplazamiento, el tipo de actividad a realizar, así como los datos de la persona de contacto designada en Italia. Cada desplazamiento requiere una notificación independiente y, en caso de cualquier cambio (por ejemplo, prórroga del período de trabajo o cambio de lugar de prestación de servicios), el empleador está obligado a informar a las autoridades italianas en un plazo de 5 días.
Requisitos documentales y administrativos
El desplazamiento de trabajadores a Italia también implica la obligación de recopilar y conservar la documentación correspondiente. El empleador debe garantizar la disponibilidad en Italia, en formato papel o electrónico, de documentos como contratos de trabajo, nóminas, registros de jornada laboral, comprobantes de pago o formularios A1, que confirman la afiliación al sistema polaco de seguridad social. Es fundamental que toda la documentación esté disponible en lengua italiana, para poder ser presentada durante una inspección de las autoridades locales. Además, la empresa que desplaza trabajadores debe asegurarse de que las condiciones laborales se ajusten a los estándares vigentes en el país de acogida. Esto incluye, entre otros, el salario mínimo, la jornada laboral, las normas de seguridad y salud en el trabajo, así como el derecho a vacaciones.
Obligaciones de la empresa que desplaza trabajadores a Italia
Tras completar el proceso de registro en el portal italiano y antes del inicio de la actividad laboral, el empleador está sujeto a una serie de obligaciones que garantizan la legalidad del desplazamiento. Entre ellas se encuentran:
- Presentación puntual de las notificaciones – cada desplazamiento debe notificarse como máximo hasta la medianoche del día anterior al inicio del trabajo; cualquier cambio debe comunicarse en un plazo de 5 días.
- Designación de personas de contacto – la empresa debe designar a una persona residente en Italia responsable de recibir correspondencia y transmitir documentación a las autoridades italianas, y, en su caso, también a un representante para las relaciones con los sindicatos.
- Conservación de la documentación – todos los documentos exigidos (contratos de trabajo, nóminas, registros de jornada laboral, comprobantes de pago, formularios A1) deben estar disponibles en Italia, en italiano, durante todo el período del desplazamiento y al menos 2 años después de su finalización.
- Garantizar condiciones de empleo conformes a la legislación italiana – esto incluye, entre otros, la remuneración (principio de “igual salario por igual trabajo”), las normas sobre jornada laboral, descanso, vacaciones, seguridad y salud laboral, así como el correcto pago de horas extraordinarias y dietas.
- Control formal y organizativo – el empleador debe supervisar el tiempo, el lugar y el alcance de las funciones del trabajador, garantizando la coherencia con los datos notificados en el sistema.
- Coordinación de la seguridad social – la empresa debe garantizar la validez de los formularios A1 y la correcta liquidación en el marco del sistema polaco de seguridad social.
- Cooperación con las autoridades italianas – incluye la respuesta inmediata durante las inspecciones, la puesta a disposición de la documentación y el contacto directo con las personas designadas para representar al empleador.
- Protección de datos – todas las actuaciones deben realizarse respetando las normas de protección de datos personales y de confidencialidad de la información.
Riesgos y sanciones por incumplimiento de las obligaciones
El incumplimiento de las formalidades relativas al desplazamiento de trabajadores a Italia conlleva graves consecuencias económicas y jurídicas. La normativa italiana prevé sanciones concretas para los empleadores que no cumplan con las obligaciones de registro y notificación. Entre las principales consecuencias se encuentran:
- Multas económicas – la falta de notificación de un trabajador en el sistema Distacco puede dar lugar a una sanción de hasta 50 € diarios por cada trabajador no declarado.
- Sanciones administrativas – la no conservación de la documentación exigida en Italia, la ausencia de traducciones al italiano o la falta de designación de una persona de contacto pueden dar lugar a multas adicionales y procedimientos de inspección.
- Riesgo jurídico – en caso de infracciones graves, las autoridades italianas pueden considerar el desplazamiento como ilegal, lo que conlleva la prohibición de prestar servicios en territorio italiano.
- Problemas en las inspecciones – la falta de notificaciones actualizadas o de formularios A1 puede ocasionar la suspensión de los trabajos, así como sospechas de irregularidades en las liquidaciones fiscales y de seguridad social.
- Acusaciones de dumping social – cuando el trabajador no percibe el salario y las condiciones laborales conforme a la normativa italiana, la empresa puede ser acusada de infringir las normas de competencia y de derechos laborales.
El desplazamiento de trabajadores al extranjero requiere diligencia y plena conformidad con la normativa local. Es fundamental el registro de la empresa en el sistema italiano Distacco, seguido de la notificación puntual de cada desplazamiento, la conservación de la documentación y la designación de personas de contacto. Cumplir con estas obligaciones permite evitar sanciones económicas, garantizar condiciones laborales legales a los trabajadores y ofrecer al empleador la seguridad de actuar conforme a la legislación italiana.
