Liquidación de nóminas en Francia: todo lo que debe saber

El sistema francés de nóminas se distingue por una normativa estricta y una estructura detallada de las nóminas, que no sólo tienen una función informativa sino también probatoria en la relación entre empleado y empleador. Cada nómina debe contener datos definidos con precisión, mientras que las modificaciones, como la introducción de un «importe social neto», obligan a los empresarios a ser precisos, pero también a estar al día de los cambios legislativos.

El conocimiento de las normas de liquidación de nóminas del país es esencial para evitar sanciones, por lo que merece la pena explorar este tema en profundidad y ganar confianza en que cada elemento de su salario se calcula correctamente. Para aprender todo lo que necesita saber sobre dicho proceso, le animamos a leer nuestro artículo de hoy, dedicado íntegramente a esta cuestión.

Obligaciones del empresario en relación con la liquidación de las nóminas

Según la legislación laboral francesa, el empresario está obligado a entregar al empleado una nómina cada mes y su incumplimiento dará lugar a una multa. Cabe señalar que, a partir de 2017, ya se prefiere el formato electrónico, pero sigue siendo posible emitir una nómina en papel a petición del empleado.

Los trabajadores por cuenta ajena deben conservar sus nóminas de por vida, ya que su posible pérdida puede acarrear dificultades para obtener un duplicado. El empresario no tiene obligación legal de volver a expedirlas una vez transcurrido el periodo de archivo obligatorio de cinco años para él.

La introducción, el 1 de julio de 2023, de la obligación de incluir el indicador MNS (Montant Net Social) -es decir, el importe social neto- en las nóminas ha aclarado los requisitos para los empresarios. A partir del 1 de enero de 2024, este dato también deberá incluirse en la declaración social personal (DSN). El importe social neto, como valor del salario una vez deducidas todas las cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social, tiene una relevancia directa para los trabajadores que solicitan prestaciones sociales.

Construcción detallada de la barra salarial francesa

La nómina francesa se caracteriza por una estructura multielementos, cuyas partes individuales describen con precisión aspectos del empleo y la remuneración. Cada nómina se estructura según un esquema específico, lo que facilita su análisis y el control de su conformidad con la legislación laboral.

Datos de los empleados

El segmento esencial de la nómina son los datos relativos al trabajador. Aquí se indica el periodo de pago (Période), el número de documento (Référence bulletin) y el número de la seguridad social (Numéro sécurité sociale, N˚ S.S.). Además, figura la categoría de clasificación (Catégorie/Coefficient), determinada sobre la base del convenio colectivo aplicable, la denominación del puesto de trabajo (Emploi), la antigüedad (Ancienneté) y el número individual de empleado (Matricule). Opcionalmente, también puede indicarse la fecha de inicio de la relación laboral (Date d’entrée). La información sobre el convenio colectivo aplicable (convention collective) completa la compilación de los datos relativos al personal.

Datos del empleador

La sección del empresario contiene la razón social con su forma jurídica (ENTREPRISE), la dirección completa del domicilio social (Adresse), el código postal y la ciudad (CP Ville). El número SIRET, equivalente al número REGON polaco, permite identificar a la empresa en los registros mercantiles, mientras que el código NAF/APE identifica el tipo de actividad que ejerce (equivalente al PKD).

Contribuciones y deducciones

La parte más extensa de la barra de nóminas es el cuadro en el que se detallan las cotizaciones abonadas. La base del cálculo es el salario bruto. Otra parte de la lista incluye las cotizaciones por enfermedad, accidentes y pensiones, así como el seguro de desempleo y las prestaciones familiares. Estos valores se calculan sobre la base de los porcentajes aplicables y se refieren al salario íntegro o a una parte del mismo. El documento también incluirá información sobre las prestaciones complementarias, como la compensación por vacaciones no disfrutadas (congé payé), las comidas financiadas por la empresa (panier de repas) o el alojamiento (avantage logement).

Las columnas correspondientes del cuadro muestran el número de horas trabajadas (base), la tarifa horaria bruta (Taux) y el importe final a pagar (A payer). Según la legislación más reciente, el importe social neto (MNS) muestra los ingresos una vez deducidas todas las cotizaciones obligatorias.

Conclusión

El último componente de la nómina muestra un resumen de todos los componentes del salario, tanto para el mes en curso como de forma acumulada desde principios de año. El importe «Net à payer» es la suma que el empresario está obligado a transferir a la cuenta del trabajador. También muestra el total de ingresos percibidos durante el año (Total versé) y los gastos en que ha incurrido el empresario (Ch. Patronales). Además, esta sección indica los datos relativos a las vacaciones: el número de días disfrutados, los días restantes disponibles y el importe de las vacaciones anuales retribuidas devengadas.

¿Qué no debe incluirse en la barra salarial?

La legislación francesa también define claramente qué información no puede figurar en la documentación en cuestión. Está prohibido mencionar el derecho de huelga del empleado para proteger su libertad de ejercer este derecho sin temor a consecuencias posteriores. Si se paga a un empleado para que actúe como representante de la tripulación, esto debe figurar en un documento aparte facilitado por el empresario como salvaguardia adicional contra posibles represalias o discriminación en el lugar de trabajo.

Aspectos prácticos de la liquidación de nóminas

La base para contabilizar las nóminas en Francia es el número de horas efectivamente trabajadas. Se calcula multiplicando la dimensión semanal por el número de semanas del año y dividiendo después por doce meses. Lo más importante es identificar con precisión las tarifas horarias y asignarlas adecuadamente al número de horas trabajadas. En la nómina, esta información se encuentra en las columnas «Base» (número de horas), «Taux» (tarifa horaria bruta) y «A payer» (importe a pagar). En función de la situación del trabajador, puede aparecer en la tabla información sobre el pago de horas extraordinarias, primas o prestaciones en especie.

El valor del importe social neto (MNS), que es el salario una vez deducidas todas las cotizaciones obligatorias, debe ser coherente con los datos consignados en la declaración social personal (DSN). Las inexactitudes a este respecto entrañan el riesgo de denegación de prestaciones sociales a los trabajadores por cuenta ajena o la necesidad de que el empresario presente correcciones, lo que genera obligaciones administrativas adicionales.

También reviste especial importancia el cálculo correcto de las cotizaciones sociales, sanitarias y de pensiones. Su importe depende de los porcentajes vigentes, y cada cambio legislativo obliga a actualizar los sistemas de RRHH y nóminas.
Comprobar el cumplimiento de la normativa sobre vacaciones también forma parte integrante de la contabilidad. La indicación incorrecta de estos datos puede dar lugar a litigios con los empleados y a consecuencias jurídicas.

Contabilización de las nóminas con novedades a partir del 1 de julio de 2023

Mediante una normativa específica, Francia pretende garantizar la transparencia y la equidad en las nóminas, al tiempo que responsabiliza a los empresarios del correcto mantenimiento de los registros de nóminas.

La introducción de cambios en el formato de las nóminas francesas a partir del 1 de julio de 2023 obedece a la necesidad de aumentar la claridad y simplificar los procedimientos de solicitud de prestaciones sociales. La obligación se aplica a todas las personas empleadas en el territorio metropolitano francés y en determinados territorios de ultramar, excluidas regiones como la Polinesia Francesa, Nueva Caledonia o el Principado de Mónaco.

La modificación de la legislación no se limitó a la introducción del SNM. El legislador francés decidió la necesidad de separar claramente en la nómina las cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social de las cotizaciones voluntarias y otras deducciones. También ordenó sistematizar las descripciones de las prestaciones, los reembolsos y las deducciones, eliminando así ambigüedades que pudieran dar lugar a malentendidos o interpretaciones erróneas.
También se eliminó del documento información considerada innecesaria desde el punto de vista de los derechos de los trabajadores, cuyo cálculo resultaba laborioso y complicado, como el importe total de las reducciones de cotizaciones abonadas por los empresarios.

Por consiguiente, la correcta emisión de una nómina en Francia contribuye a garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable y es de vital importancia tanto para los empresarios como para los trabajadores.