Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien – Pflichten des Arbeitgebers und Verfahren

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien erfordert von polnischen Unternehmen die Kenntnis der lokalen Vorschriften sowie die Erfüllung einer Reihe administrativer Formalitäten. Der erste Schritt dieses Prozesses ist die Registrierung des Unternehmens im italienischen Distacco-System, die die Grundlage für die anschließende Meldung von Arbeitnehmern bildet. Auf diese Weise handelt der Arbeitgeber rechtskonform, vermeidet finanzielle Sanktionen und gewährleistet den entsandten Mitarbeitern einen umfassenden Schutz im Einklang mit den geltenden Vorschriften. In diesem Beitrag erläutern wir, welche Pflichten die Unternehmen treffen und wie das Verfahren zur Meldung und Dokumentation im Zusammenhang mit der Entsendung aussieht.

Registrierung des Unternehmens im italienischen Distacco-System

Der erste Schritt, den jeder ausländische Arbeitgeber durchlaufen muss, der Arbeitnehmer rechtmäßig nach Italien entsenden möchte, ist die Erstellung eines Unternehmensprofils im Portal Distacco (CLICLAVORO). Die Registrierung erfolgt durch die Einrichtung eines Unternehmenskontos im System des italienischen Arbeitsministeriums, wobei Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden – einschließlich Firmenname, Sitzadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Angaben zur vertretungsberechtigten Person. Nach erfolgreicher Registrierung erhält das Unternehmen Zugang zur Plattform und kann die verpflichtenden Entsendemeldungen einreichen. Es handelt sich hierbei um ein einmaliges, aber unverzichtbares Verfahren, da ohne diese Registrierung keine weitere Bearbeitung des Entsendeprozesses in Italien möglich ist.

Entsendemeldung (Notifica di Distacco)

Nach erfolgter Registrierung im Distacco-System ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Entsendemeldung – die sogenannte Notifica di Distacco – einzureichen. Dieses Dokument muss spätestens bis Mitternacht des Vortages, an dem der Arbeitnehmer die Arbeit in Italien aufnimmt, an das italienische Arbeitsministerium übermittelt werden. Im Formular sind detaillierte Angaben erforderlich, darunter Unternehmensdaten, Daten der entsandten Arbeitnehmer, Einsatzort und -dauer, Art der ausgeübten Tätigkeit sowie die Kontaktdaten der in Italien benannten Ansprechperson. Jede Entsendung erfordert eine gesonderte Meldung. Bei Änderungen, wie z. B. der Verlängerung des Einsatzzeitraums oder der Änderung des Arbeitsortes, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die italienischen Behörden innerhalb von fünf Tagen zu informieren.

Dokumentations- und Verwaltungspflichten

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien ist zudem mit der Pflicht verbunden, die erforderliche Dokumentation vorzuhalten und bereitzuhalten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass in Italien – entweder in Papierform oder elektronisch – Unterlagen wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Zahlungsbestätigungen sowie die A1-Bescheinigungen, die die Zugehörigkeit zum polnischen Sozialversicherungssystem bestätigen, verfügbar sind. Von besonderer Bedeutung ist, dass diese Unterlagen in italienischer Sprache vorliegen müssen, um im Rahmen von Kontrollen den Behörden vorgelegt werden zu können. Darüber hinaus muss das entsendende Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer den im Aufnahmeland geltenden Standards entsprechen. Dies betrifft insbesondere den Mindestlohn, die Arbeitszeitregelungen, den Arbeitsschutz sowie den Urlaubsanspruch..

Pflichten des entsendenden Unternehmens

Nach der abgeschlossenen Registrierung im italienischen Portal und vor Aufnahme der Tätigkeit obliegt es dem Arbeitgeber, eine Reihe von Verpflichtungen einzuhalten, die die Rechtmäßigkeit der Entsendung gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

• die fristgerechte Meldung jeder Entsendung spätestens bis Mitternacht des Vortages sowie die Aktualisierung aller Änderungen innerhalb von fünf Tagen,
  
  
• die Benennung einer in Italien ansässigen Kontaktperson, die für den Empfang von Schriftstücken und die Weiterleitung von Dokumenten an die italienischen Behörden zuständig ist, sowie gegebenenfalls eines Vertreters für die Kommunikation mit Gewerkschaften,
  
  
• die Aufbewahrung aller erforderlichen Unterlagen (Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Zahlungsbestätigungen, A1-Bescheinigungen) in Italien, in italienischer Sprache, während der gesamten Dauer der Entsendung sowie mindestens zwei Jahre darüber hinaus,
• die Sicherstellung von Arbeitsbedingungen im Einklang mit italienischem Recht, insbesondere in Bezug auf Vergütung (Grundsatz „equal pay for equal work“), Arbeitszeit, Ruhezeiten, Urlaubsregelungen, Arbeitsschutz sowie die ordnungsgemäße Abrechnung von Überstunden und Spesen,
• die formale und organisatorische Kontrolle der Arbeitszeit, des Einsatzortes und der Tätigkeiten, sodass diese mit den gemeldeten Daten übereinstimmen,
• die Koordinierung der Sozialversicherungsbeiträge einschließlich der Gültigkeit der A1-Bescheinigungen,
• die Zusammenarbeit mit den italienischen Behörden, insbesondere die unverzügliche Reaktion im Rahmen von Kontrollen, die Bereitstellung von Unterlagen und die Sicherstellung des direkten Kontakts zu den benannten Vertretern,
• die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und der Vertraulichkeit aller übermittelten Daten.