Deutschland ist eines der häufigsten Ziele für die Entsendung von Arbeitnehmern aus Polen. Unternehmen, die in Branchen wie dem Baugewerbe, der Industrie, der Logistik oder dem Gesundheitswesen tätig sind, entsenden ihre Mitarbeiter häufig im Rahmen einer befristeten Entsendung nach Deutschland. Eine Entsendung ist mit der Notwendigkeit verbunden, eine Reihe von Formalitäten zu erfüllen. Erfahren Sie, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, um Mitarbeiter legal nach Deutschland zu entsenden und Probleme bei Kontrollen zu vermeiden.
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Grundregeln für die Entsendung nach Deutschland
Die Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland erfolgt in Übereinstimmung mit den EU-Verordnungen und dem deutschen Arbeitsrecht. Die wichtigsten Vorschriften sind:
- Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern – legt die Mindestbeschäftigungsbedingungen fest, die entsandten Arbeitnehmern garantiert werden müssen.
- Mindestlohngesetz (MiLoG) – die Mindestlohnverordnung in Deutschland.
- Meldepflicht auf dem Portal der Arbeitsinspektion – jedes Unternehmen, das Mitarbeiter nach Deutschland entsendet, muss deren Aufenthalt und Arbeit über das Portal der deutschen Zollbehörde melden
Welche Dokumente sind erforderlich?
Vor Aufnahme der Arbeit in Deutschland muss ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmer entsendet, eine Reihe von Dokumenten vorbereiten, die bei Kontrollen der Arbeitsaufsicht überprüft werden können. Zu den wichtigsten gehören:
- A1 – Bescheinigung über die Zugehörigkeit zum polnischen Sozialversicherungssystem (ausgestellt von der ZUS).
- Benachrichtigung über die Entsendung
- Arbeitsvertrag – in Übereinstimmung mit den deutschen Mindestlöhnen und dem Arbeitsrecht.
- Lohnabrechnung – Bestätigung der Lohnzahlung nach MiLoG.
- Zeiterfassung – besonders wichtig in Branchen wie dem Baugewerbe oder dem Verkehrswesen.
- Ausweisdokumente der Mitarbeiter.
Entsendung von Ausländern und Van der Elst-Visa
Wenn der entsandte Arbeitnehmer kein Bürger der Europäischen Union ist und über eine gültige Arbeitserlaubnis in Polen verfügt, kann er auf der Grundlage des sogenannten Van-der-Elst-Visums nach Deutschland entsandt werden. Dieses Visum ermöglicht eine legale Arbeit in Deutschland, ohne dass eine zusätzliche Arbeitserlaubnis eingeholt werden muss, vorausgesetzt, der Arbeitnehmer hat ein gültiges Arbeitsverhältnis in Polen und unterliegt dem polnischen Sozialversicherungssystem. Die deutsche Zollbehörde und die Kontrolldienste können jedoch zusätzliche Dokumente verlangen, die den Beschäftigungsstatus des Ausländers bestätigen.
Mehrwertsteuer und Buchführungspflichten
Polnische Unternehmen, die Mitarbeiter nach Deutschland entsenden, müssen sich unter Umständen für die deutsche Umsatzsteuer registrieren lassen, wenn sie dort steuerpflichtige Leistungen erbringen (z.B. Bauleistungen). In einigen Fällen kann es erforderlich sein, eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu erhalten und die Steuer nach den deutschen Vorschriften abzurechnen.
Folgen der Nichteinhaltung von Formalitäten
Die Nichteinhaltung der deutschen Entsendevorschriften kann zu hohen Geldstrafen und sogar zu einem Verbot der Geschäftstätigkeit in Deutschland führen. Beispiele für Konsequenzen sind:
- Finanzielle Strafen für die Nichtmeldung einer Entsendung (bis zu 500.000 EUR!).
- Strafanzeige wegen Nichteinhaltung des Mindestlohns – Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Löhne dem MiLoG entsprechen.
- Probleme mit Inspektionen und der Fähigkeit, in Deutschland weiter zu arbeiten.
Fazit
Die Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Kenntnis der örtlichen Vorschriften. Zentrale Punkte sind die Anmeldung von Arbeitnehmern, die Einhaltung des Mindestlohns und, im Falle von Ausländern, die Einhaltung des Van-der-Elst-Visums. Entsendende Unternehmen sollten auch auf die mögliche Pflicht zur Registrierung für die deutsche Umsatzsteuer achten.
Wenn Sie Zweifel an den Formalitäten für die Entsendung nach Deutschland haben, wenden Sie sich bitte an uns – wir helfen Ihnen, alle Ihre Verpflichtungen zu erfüllen und das Risiko von Strafen zu vermeiden.
