Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien erfordert von polnischen Unternehmen die Kenntnis der lokalen Vorschriften sowie die Erfüllung einer Reihe administrativer Formalitäten. Der erste Schritt dieses Prozesses ist die Registrierung des Unternehmens im italienischen Distacco-System, die die Grundlage für die anschließende Meldung von Arbeitnehmern bildet. Auf diese Weise handelt der Arbeitgeber rechtskonform, vermeidet finanzielle Sanktionen und gewährleistet den entsandten Mitarbeitern einen umfassenden Schutz im Einklang mit den geltenden Vorschriften. In diesem Beitrag erläutern wir, welche Pflichten die Unternehmen treffen und wie das Verfahren zur Meldung und Dokumentation im Zusammenhang mit der Entsendung aussieht.
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Registrierung des Unternehmens im italienischen Distacco-System
Pierwszym etapem, który musi przejść każdy zagraniczny pracodawca planujący legalne delegowanie pracowników, jest utworzenie profilu firmy w portalu Distacco (CLICLAVORO). Rejestracja firm we Włoszech polega na utworzeniu konta przedsiębiorstwa w systemie włoskiego Ministerstwa Pracy, gdzie podaje się dane identyfikacyjne firmy – nazwę, adres siedziby, numer NIP/VAT oraz dane osoby reprezentującej. Dzięki temu przedsiębiorstwo uzyskuje dostęp do platformy i może składać obowiązkowe zgłoszenia oddelegowania pracowników. To jednorazowa procedura, ale absolutnie niezbędna, ponieważ bez niej nie ma możliwości dalszej obsługi procesu delegowania na terenie Włoch.
Entsendemeldung (Notifica di Distacco)
Po dokonaniu rejestracji w systemie Distacco kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest złożenie zgłoszenia oddelegowania, czyli tzw. Notifica di Distacco. Dokument ten należy przesłać do włoskiego Ministerstwa Pracy najpóźniej do północy dnia poprzedzającego rozpoczęcie pracy przez pracownika za granicą. W formularzu trzeba podać szczegółowe informacje, takie jak dane firmy i delegowanych pracowników, miejsce oraz czas trwania oddelegowania, rodzaj wykonywanej pracy, a także dane osoby kontaktowej wyznaczonej we Włoszech. Każde oddelegowanie wymaga odrębnego zgłoszenia, a w przypadku jakichkolwiek zmian np. przedłużenia okresu pracy czy zmiany miejsca jej wykonywania, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym włoskie instytucje w ciągu 5 dni. Prawidłowa rejestracja firmy we Włoszech ułatwia spełnienie tych obowiązków i ogranicza ryzyko sankcji.
Dokumentations- und Verwaltungspflichten
Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien ist zudem mit der Pflicht verbunden, die erforderliche Dokumentation vorzuhalten und bereitzuhalten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass in Italien – entweder in Papierform oder elektronisch – Unterlagen wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Zahlungsbestätigungen sowie die A1-Bescheinigungen, die die Zugehörigkeit zum polnischen Sozialversicherungssystem bestätigen, verfügbar sind. Von besonderer Bedeutung ist, dass diese Unterlagen in italienischer Sprache vorliegen müssen, um im Rahmen von Kontrollen den Behörden vorgelegt werden zu können. Darüber hinaus muss das entsendende Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer den im Aufnahmeland geltenden Standards entsprechen. Dies betrifft insbesondere den Mindestlohn, die Arbeitszeitregelungen, den Arbeitsschutz sowie den Urlaubsanspruch..
Pflichten des entsendenden Unternehmens
Nach der abgeschlossenen Registrierung im italienischen Portal und vor Aufnahme der Tätigkeit obliegt es dem Arbeitgeber, eine Reihe von Verpflichtungen einzuhalten, die die Rechtmäßigkeit der Entsendung gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:
- die fristgerechte Meldung jeder Entsendung spätestens bis Mitternacht des Vortages sowie die Aktualisierung aller Änderungen innerhalb von fünf Tagen,
- Wyznaczenie osób kontaktowych – firma musi wskazać osobę zamieszkałą we Włoszech odpowiedzialną za odbiór korespondencji i przekazywanie dokumentów instytucjom włoskim, a w razie potrzeby także przedstawiciela do kontaktów ze związkami zawodowymi.
- die Aufbewahrung aller erforderlichen Unterlagen (Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Zahlungsbestätigungen, A1-Bescheinigungen) in Italien, in italienischer Sprache, während der gesamten Dauer der Entsendung sowie mindestens zwei Jahre darüber hinaus,
- die Sicherstellung von Arbeitsbedingungen im Einklang mit italienischem Recht, insbesondere in Bezug auf Vergütung (Grundsatz „equal pay for equal work“), Arbeitszeit, Ruhezeiten, Urlaubsregelungen, Arbeitsschutz sowie die ordnungsgemäße Abrechnung von Überstunden und Spesen,
- die formale und organisatorische Kontrolle der Arbeitszeit, des Einsatzortes und der Tätigkeiten, sodass diese mit den gemeldeten Daten übereinstimmen,
- die Koordinierung der Sozialversicherungsbeiträge einschließlich der Gültigkeit der A1-Bescheinigungen,
- die Zusammenarbeit mit den italienischen Behörden, insbesondere die unverzügliche Reaktion im Rahmen von Kontrollen, die Bereitstellung von Unterlagen und die Sicherstellung des direkten Kontakts zu den benannten Vertretern,
- die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und der Vertraulichkeit aller übermittelten Daten.
