Die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer ist eine Möglichkeit, die Steuer auf Ausgaben zurückzuerhalten, die Unternehmer bei ihrer Tätigkeit in anderen Ländern getätigt haben. Die Regeln dieses Verfahrens unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um die Rückerstattung aus EU-Mitgliedstaaten oder aus Drittländern handelt. In jedem Fall ist es jedoch entscheidend, die Vorschriften einzuhalten und die Fristen zu beachten, da deren Versäumung den unwiderruflichen Verlust des Anspruchs auf Rückerstattung bedeutet.
Bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer aus EU-Ländern bildet die Richtlinie 2008/9/EG die Rechtsgrundlage. Unternehmer aus Polen und anderen Mitgliedstaaten reichen ihre Anträge elektronisch über das Portal e-Deklaracje mithilfe des Formulars VAT-REF ein. Dem Antrag sind eingescannte Rechnungen oder Zolldokumente beizufügen und auf Anforderung auch Zahlungsnachweise. Die Rückerstattung umfasst geschäftsbezogene Ausgaben wie den Kauf von Kraftstoff, Übernachtungen, Mautgebühren, Fahrzeugmieten oder die Teilnahme an Branchenveranstaltungen.
Bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer aus Nicht-EU-Ländern, wie zum Beispiel dem Vereinigten Königreich, der Schweiz oder Norwegen, ist das Verfahren anders und beruht auf dem Grundsatz der Gegenseitigkeit. Anträge werden direkt bei den Steuerbehörden des jeweiligen Landes gestellt, und die formalen Anforderungen können erheblich strenger sein – häufig ist es erforderlich, Originalrechnungen sowie zusätzliche Nachweise über den geschäftlichen Zusammenhang der Ausgaben vorzulegen. Die Fristen variieren je nach Land, weshalb es wichtig ist, sich mit den lokalen Vorschriften vertraut zu machen.
Die wichtigsten Fristen für die Mehrwertsteuerrückerstattung für das Jahr 2024 sind:
- 30. September 2025 – Frist für die Einreichung von VAT-REF-Anträgen in EU-Mitgliedstaaten
- 31. Dezember 2025 – Beispiel-Frist im Vereinigten Königreich; andere Länder können eigene Stichtage festlegen
Das Verfahren zur Mehrwertsteuerrückerstattung ist finanziell vorteilhaft, gleichzeitig aber komplex und mit strengen Anforderungen verbunden. Jeder formale Fehler, jedes fehlende Dokument oder eine verspätete Antragstellung kann zur Ablehnung der Rückerstattung und somit zu finanziellen Verlusten für den Unternehmer führen. Es ist daher ratsam, diesen Prozess Spezialisten anzuvertrauen, die über Erfahrung im Umgang mit Steuerbehörden in verschiedenen Ländern verfügen und die Vollständigkeit sowie die fristgerechte Einreichung der Unterlagen sicherstellen. Unsere Kanzlei unterstützt seit Jahren erfolgreich Unternehmer bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer sowohl aus der EU als auch aus Drittländern und führt Verfahren in 22 europäischen Staaten durch.
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