Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland – welche Dokumente muss der Mitarbeiter mitführen?

Die Entsendung von Arbeitnehmern zur Arbeit in Europa ist mit einer Reihe rechtlicher und administrativer Pflichten verbunden. Einer der häufigsten Fehler von Arbeitgebern besteht darin zu glauben, dass die Abgabe einer Entsendemeldung (z. B. über SIPSI, ZKO oder Limosa) ausreicht, um die Anforderungen der Arbeitsaufsichtsbehörden zu erfüllen.

Das stimmt nicht. Fehlende Dokumente können zu Geldbußen von bis zu 5.000 Euro pro Arbeitnehmer führen.

Warum reicht die entsendemeldung allein nicht aus?

In vielen EU-Ländern ist die Entsendemeldung nur der erste Schritt. Die Arbeitsinspektoren – insbesondere im Baugewerbe, Transportwesen und technischen Dienstleistungen – erwarten, dass entsandte Mitarbeiter vollständige Unterlagen mitführen, die die Rechtmäßigkeit ihrer Tätigkeit belegen.

Welche dokumente muss ein entsandter arbeitnehmer mitführen?

Je nach Zielland und Art der Arbeit sollte der Mitarbeiter folgende Unterlagen bei sich haben:

• Bestätigung der Entsendemeldung (SIPSI, ZKO usw.)
• Arbeitsvertrag und Nachweis über die Arbeitsbedingungen
• etwaige Anhänge oder Zusatzvereinbarungen zur Änderung von Arbeitszeit oder Gehalt
• A1-Bescheinigung der Sozialversicherungsanstalt (ZUS)
• Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC)
• Unterlagen zur Arbeitssicherheit (z. B. Schulungsnachweis, arbeitsmedizinische Untersuchung)
• Vollmacht für den Firmenvertreter (falls vorgeschrieben)
• Übersetzungen der erforderlichen Dokumente (falls im Zielland vorgeschrieben)

Häufige fehler bei der arbeitnehmerentsendung

Aus unserer täglichen Praxis wissen wir, dass viele Arbeitgeber:

• versäumen, Entsendemeldungen nach Projekt- oder Zeitplanänderungen zu aktualisieren
• nicht kontrollieren, ob die Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente vor Ort mitführen
• vergessen, einen lokalen Vertreter zu benennen (z. B. in Frankreich oder Italien)
• den Zeitaufwand für die Vorbereitung der vollständigen Dokumentation unterschätzen

Entsendung ohne vollständige dokumente ist ein rechtliches risiko

In vielen Fällen erfolgt die Kontrolle der Arbeitsaufsicht bereits am ersten Arbeitstag. In Ländern wie Frankreich, der Schweiz oder Italien finden Kontrollen regelmäßig, unangekündigt und sehr detailliert statt. Fehlende Unterlagen oder falsche Angaben können nicht nur zu Geldbußen, sondern auch zu einem Verbot der Dienstleistungserbringung im jeweiligen Land führen.

Benötigen sie unterstützung bei der arbeitnehmerentsendung?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Mitarbeiter alle erforderlichen Unterlagen mitführen, kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie bei:

• der Erstellung vollständiger Entsendedokumentationen
• der fristgerechten Abgabe von Entsendemeldungen
• der Einhaltung der lokalen Vorschriften zu Arbeitsschutz und Arbeitsrecht

Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular: www.impolsarl.com
Oder schreiben Sie uns direkt an: [email protected]