Lohnabrechnung in Frankreich – alles, was Sie wissen müssen

Das französische Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zeichnet sich durch strenge Vorschriften und eine detaillierte Struktur der Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus, die nicht nur eine informative, sondern auch eine beweiskräftige Funktion in der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben. Jede Gehaltsabrechnung muss genau definierte Daten enthalten, während Änderungen wie die Einführung eines „sozialen Nettobetrags“ den Arbeitgebern Genauigkeit abverlangen, aber auch mit den gesetzlichen Änderungen Schritt halten.

Um Sanktionen zu vermeiden, ist es unerlässlich, die Abrechnungsvorschriften des Landes zu kennen. Es lohnt sich also, sich eingehend mit diesem Thema zu befassen und sich zu vergewissern, dass jeder Bestandteil Ihres Gehalts korrekt berechnet wird. Um alles zu erfahren, was Sie über ein solches Verfahren wissen müssen, empfehlen wir Ihnen, unseren heutigen Artikel zu lesen, der ganz diesem Thema gewidmet ist.

Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Abrechnung der Gehaltsabrechnungen

Nach französischem Arbeitsrecht ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer jeden Monat eine Gehaltsabrechnung auszuhändigen, andernfalls droht eine Geldstrafe. Es ist erwähnenswert, dass seit 2017 bereits die elektronische Form bevorzugt wird, aber es ist immer noch möglich, auf Wunsch des Arbeitnehmers eine Papierabrechnung auszustellen.

Arbeitnehmer sollten ihre Gehaltsabrechnungen ein Leben lang aufbewahren, da ihr möglicher Verlust zu Schwierigkeiten bei der Beschaffung eines Duplikats führen kann. Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht verpflichtet, sie nach Ablauf der vorgeschriebenen fünfjährigen Aufbewahrungsfrist für ihn neu auszustellen.

Mit der Einführung der Verpflichtung, ab dem 1. Juli 2023 den Indikator MNS (Montant Net Social) – d. h. den Nettosozialbetrag – auf den Lohnabrechnungen anzugeben, wurden die Anforderungen an die Arbeitgeber klarer formuliert. Ab dem 1. Januar 2024 müssen diese Daten auch in der persönlichen Sozialerklärung (DSN) angegeben werden. Der Nettosozialbetrag als Wert des Gehalts nach Abzug aller obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge ist für Arbeitnehmer, die Sozialleistungen beantragen, von unmittelbarer Bedeutung.

Detaillierte Konstruktion der französischen Lohnstange

Die französische Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durch eine mehrgliedrige Struktur gekennzeichnet, deren einzelne Teile die Aspekte der Beschäftigung und der Vergütung genau beschreiben. Jede Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nach einem bestimmten Schema aufgebaut, was ihre Analyse und die Kontrolle der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften erleichtert.

Daten der Mitarbeiter

Das wichtigste Segment der Lohnabrechnung sind die Angaben zum Arbeitnehmer. Hier werden der Lohnzeitraum (Période), die Belegnummer (Référence bulletin) und die Sozialversicherungsnummer (Numéro sécurité sociale, N˚ S.S.) angegeben. Hinzu kommen die Einstufungskategorie (Catégorie/Coefficient), die auf der Grundlage des geltenden Tarifvertrags festgelegt wird, die Stellenbezeichnung (Emploi), die Betriebszugehörigkeit (Ancienneté) und die individuelle Arbeitnehmernummer (Matricule). Optional kann auch das Datum des Beschäftigungsbeginns (Date d’entrée) angegeben werden. Informationen über den geltenden Tarifvertrag (convention collective) vervollständigen die Zusammenstellung der Personaldaten.

Angaben zum Arbeitgeber

Der Abschnitt „Arbeitgeber“ enthält den Namen des Unternehmens mit seiner Rechtsform (ENTREPRISE), die vollständige Anschrift des eingetragenen Sitzes (Adresse), die Postleitzahl und die Stadt (CP Ville). Die SIRET-Nummer, die der polnischen REGON-Nummer entspricht, ermöglicht die Identifizierung des Unternehmens in den Unternehmensregistern, während der NAF/APE-Code die Art der ausgeübten Tätigkeit angibt (entspricht der PKD).

Beiträge und Abzüge

Der umfangreichste Teil des Lohnzettels ist die Tabelle mit den Angaben zu den gezahlten Beiträgen. Die Berechnungsgrundlage ist das Bruttogehalt. Ein weiterer Teil der Liste enthält die Kranken-, Unfall- und Rentenbeiträge sowie die Arbeitslosenversicherung und die Familienleistungen. Diese Werte werden auf der Grundlage der geltenden Prozentsätze berechnet und beziehen sich auf das gesamte Gehalt oder einen Teil davon. Das Dokument enthält auch Informationen über Zusatzleistungen wie die Abgeltung von nicht genommenem Urlaub (congé payé), vom Arbeitgeber finanzierte Mahlzeiten (panier de repas) oder Unterkunft (avantage logement).

Die entsprechenden Spalten der Tabelle enthalten die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (Basis), den Bruttostundenlohn (Taux) und den zu zahlenden Endbetrag (A payer). Nach der neuesten Gesetzgebung zeigt der Nettosozialbetrag (MNS) das Einkommen nach Abzug aller Pflichtbeiträge.

Fazit

Der letzte Teil der Gehaltsabrechnung zeigt eine Zusammenfassung aller Gehaltsbestandteile – sowohl für den aktuellen Monat als auch kumuliert seit Jahresbeginn. Der Betrag „Netto à payer“ ist der Betrag, den der Arbeitgeber auf das Konto des Arbeitnehmers überweisen muss. Hier werden auch der Gesamtverdienst des Jahres (Total versé) und die Kosten des Arbeitgebers (Ch. Patronales) angegeben. Außerdem werden in diesem Abschnitt die Urlaubsdaten angegeben: die Anzahl der genommenen Tage, die verbleibenden Tage und der Betrag des angesammelten bezahlten Jahresurlaubs.

Was darf nicht in den Tarifvertrag aufgenommen werden?

Die französische Gesetzgebung legt auch klar fest, welche Informationen nicht auf den betreffenden Unterlagen erscheinen dürfen. Es ist verboten, das Streikrecht des Arbeitnehmers zu erwähnen, um seine Freiheit zu schützen, dieses Recht ohne Angst vor späteren Konsequenzen auszuüben. Wenn ein Arbeitnehmer dafür bezahlt wird, als Vertreter der Belegschaft aufzutreten, muss dies in einem separaten Dokument des Arbeitgebers vermerkt werden, um ihn vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung am Arbeitsplatz zu schützen.

Praktische Aspekte der Abrechnung von Gehaltsabrechnungen

Die Grundlage für die Abrechnung der Gehaltsabrechnungen in Frankreich ist die Zahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Diese wird berechnet, indem das Wochenmaß mit der Anzahl der Wochen im Jahr multipliziert und dann durch zwölf Monate geteilt wird. Das Wichtigste ist, die Stundensätze genau zu ermitteln und sie der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden zuzuordnen. Auf der Lohnabrechnung finden sich diese Informationen in den Spalten „Basis“ (Anzahl der Stunden), „Taux“ (Bruttostundensatz) und „A payer“ (zu zahlender Betrag). Je nach Situation des Arbeitnehmers können in der Tabelle auch Angaben zu Überstundenvergütung, Prämien oder Sachleistungen erscheinen.

Der Wert des Nettosozialbetrags (MNS), d. h. das Gehalt nach Abzug aller Pflichtbeiträge, muss mit den Angaben in der persönlichen Sozialerklärung (DSN) übereinstimmen. Bei Ungenauigkeiten in diesem Bereich besteht die Gefahr, dass den Arbeitnehmern Sozialleistungen verweigert werden oder dass der Arbeitgeber Berichtigungen vorlegen muss, was zusätzliche administrative Verpflichtungen mit sich bringt.

Von besonderer Bedeutung ist auch die korrekte Berechnung der Sozial-, Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge. Ihre Höhe hängt von den geltenden Prozentsätzen ab, und jede Gesetzesänderung zwingt zu einer Aktualisierung der Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme.
Die Kontrolle der Einhaltung der Urlaubsregelung ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung. Eine fehlerhafte Angabe dieser Daten kann zu Streitigkeiten mit den Arbeitnehmern und zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Abrechnung von Gehaltsabrechnungen mit Neuigkeiten ab 1. Juli 2023

Frankreich will durch spezifische Vorschriften Transparenz und Fairness bei der Gehaltsabrechnung gewährleisten und gleichzeitig die Arbeitgeber für die korrekte Führung der Gehaltslisten verantwortlich machen.

Die Einführung von Änderungen im Format der französischen Gehaltsabrechnungen ab dem 1. Juli 2023 ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, die Verfahren für die Beantragung von Sozialleistungen klarer zu gestalten und zu vereinfachen. Die Verpflichtung gilt für alle Beschäftigten im französischen Mutterland und in bestimmten überseeischen Gebieten, mit Ausnahme von Regionen wie Französisch-Polynesien, Neukaledonien oder dem Fürstentum Monaco.

Die Änderung der Rechtsvorschriften beschränkte sich nicht auf die Einführung des MNS. Der französische Gesetzgeber hat beschlossen, dass die Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung von den freiwilligen Beiträgen und anderen Abzügen auf der Gehaltsabrechnung klar getrennt werden müssen. Außerdem ordnete er die Systematisierung der Beschreibungen von Leistungen, Erstattungen und Abzügen an, um Unklarheiten zu beseitigen, die zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen führen könnten.
Informationen, die im Hinblick auf die Rechte der Arbeitnehmer als unnötig erachtet werden und deren Berechnung zeitaufwendig und kompliziert ist, wie z. B. der Gesamtbetrag der von den Arbeitgebern gezahlten Beitragsermäßigungen, wurden ebenfalls aus dem Dokument entfernt.

Die korrekte Ausstellung einer Gehaltsabrechnung in Frankreich trägt daher dazu bei, die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten und ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung.